El nacimiento de Whatsapp Business se explica porque las fórmulas tradicionales de comunicación han quedado obsoletas en nuestra sociedad y, subsecuentemente, en el mundo de los negocios. Al igual que sucede cuando hablamos con amigos o familiares, los códigos han cambiado hasta el extremo de que más del 98% de los usuarios de aplicaciones móviles usa Whatsapp e, incluso, hemos llegado a reemplazar las llamadas de voz por los mensajes de texto y la paradoja es que antes de llamar a alguien, le preguntamos primero a través de esta plataforma.
Una comunicación más aséptica que, de algún modo, permite a autónomos y empresas dar y recibir información de forma instantánea -como sucede con los e-mails-, evitando las interminables llamadas con clientes y proveedores en las que multitud de datos se pierden al no quedar registrados. Por eso, Whatsapp ha decidido apostar por una línea enfocada exclusivamente a los negocios a través de una app que permite ofrecer respuestas rápidas ante cualquier situación y erigirse así en una herramienta más para las gestiones necesarias para llevar adelante un negocio. De la versión beta, que se probó durante el año pasado, ha surgido Whatsapp Business, que lleva algo de dos meses en funcionamiento. Pero, ¿cuáles son las ventajas de utilizarlo a nivel profesional? A continuación, le ofrecemos 9 trucos para poder explotar este servicio en su negocio y las principales utilidades que puede ofrecer.
«Las personas alrededor de todo el mundo utilizan Whatsapp para conectarse con empresas y negocios pequeños que son importantes para ellos, desde talleres mecánicos en España hasta floristerías en México. Creamos Whatsapp para usuarios individuales y ahora queremos mejorar también la experiencia para empresas», aseguraba la compañía desde su página web cuando se lanzó oficialmente el pasado 18 de enero.
Así, la principal novedad es que la aplicación es que funcionará a modo de agenda profesional con la que establecer el perfil de los contactos -y uno público de tu propia empresa- sin tener que recurrir a la típica chapuza de apuntar un nombre en la agenda del teléfono y escribir su compañía en el campo del apellido. A partir de ahora, los contactos podrán estar organizados y categorizados en función de la organización a la que pertenecen y perfiles personalizados con datos imprescindibles como dirección de correo electrónico, dirección postal o página web, para tener la máxima información disponible en todo momento.
En la misma línea, Whatsapp Business ofrece un innovador sistema de categorización de mensajes y de cualquier tipo de comunicación que permite a la empresa archivar y localizar fácilmente los mensajes por etiquetas personalizadas para nuevos clientes, nuevos proveedores, pagos, pagos pendientes, órdenes completadas… Todo lo que se considere necesario para mejorar los procesos y buscar rápidamente en la plataforma cualquier tipo de gestión pendiente.
Otra de las grandes novedades es la agilización de la comunicación en los propios chats con los contactos. Se acabó lo de estar en un atasco escuchando el sonido irritante de los mensajes recibidos o en una reunión notando cómo el pantalón vibra cada dos por tres; con Whatsapp Business se podrá contestar con un solo click en cualquier momento, por lo que las respuestas rápidas serán una solución muy útil para confirmar la recepción de un mensaje o para explicar brevemente que no estará disponible hasta cierta hora.
Todo ello con la posibilidad de preconfigurar las respuestas que se desea ofrecer, incluyendo mensajes de bienvenida, de saludo o de ausencia, todo un abanico de frases para responder rápidamente a las preguntas más frecuentes y no perder mucho tiempo escribiendo en el teclado táctil, ni explicando más de lo necesario, lo cual permite despejar la mente de preocupaciones mientras se están realizando gestiones alternativas.
En cualquier caso, no sólo se trata de agilizar la comunicación con los contactos, sino de disponer de una serie de estadísticas que puedan mejorar los procesos con otros clientes o proveedores. Así, se podrán consultar los datos referentes a los mensajes enviados, entregados o leídos con éxito, a través de un sistema de gráficos y porcentajes que permitan hacer más comprensible toda la información obtenida.
Por otra parte, como sucede con la aplicación estándar, Whatsapp Business permite la sincronización con el servicio Whatsapp Web para poder trabajar desde el ordenador. Una ventaja más que adapta la movilidad de plataforma en el smartphone a un entorno de oficina. Un recurso ideal para quienes necesiten trabajar sus relaciones con clientes o proveedores desde su escritorio y que permite chatear, informar o incluso llamar desde la plataforma web.
Además, existen varias fórmulas para utilizar Whatsapp Business en función de las necesidades y la orientación de una empresa. Por ejemplo, el servicio permite crear canales de difusión que permiten comunicarse directamente con los usuarios -y no sólo con clientes o proveedores-, lo que se traduce en una vía idónea para mantenerles informados. Y ya hay empresas, como la aerolínea KML, que emiten alertas y notificaciones a través de la plataforma, mientras que otras optan por utilizarla como canal de atención al cliente.
En la misma línea, la posibilidad de crear canales de difusión masivos permiten a la empresa no sólo utilizar la plataforma para informar o comunicarse con sus usuarios, sino que además puede actuar como un canal social para publicitarse a sí mismos, así como hacer llegar ofertas y promociones a su público, difundir contenidos o publicar servicios al estilo de lo que se viene haciendo en Facebook o Twitter. En este sentido, es importante disponer de un perfil completo como empresa en el que se facilite toda la información de contacto posible.
Por otro lado, Whatsapp planea implementar un sistema de cuentas confirmadas, tal y como sucede en Twitter. No se trata tanto de conseguir seguidores como de verificar que la información aportada es correcta. Algo parecido al servicio que ofrece Google cuando se busca una empresa en la red. En cualquier caso, este sistema permitirá a los usuarios saber en todo momento que su interlocutor es realmente la empresa a la que se dirigen, en lugar de alguien que haya suplantado su identidad.
En conclusión, Whatsapp Business es una solución integral para las diferentes necesidades de una empresa, desde la organización de los contactos hasta el uso como canal de comunicación con proveedores, clientes y usuarios, pasando por la categorización de las conversaciones que se mantienen, el sistema de estadísticas mencionado para disponer de una información detallada o la posibilidad de hacer de tu empresa una marca en un entorno social.
Pero nada de ello sería posible sin la posibilidad de disponer de esta plataforma las 24 horas del día. Así, Whatsapp ha pensado en prácticamente todos los detalles para disponer de una conectividad total. No sólo en la oficina gracias al servicio de Whatsapp Web, sino también permitiendo que todos los dispositivos móviles y ordenadores puedan interactuar entre sí, independientemente del sistema operativo que utilicen: tanto Android como iOS disponen ya de Whatsapp Business y ya se está trabajando para que ningún entorno digital se quede fuera del alcance de este servicio.
