Mejorar la eficiencia de un departamento de logística es uno de los pasos más beneficiosos para una empresa. En especial, porque se trata de un área fundamental para la planificación y la gestión del flujo de materiales de la manera más eficaz. Tanto a nivel interno como con el exterior: a la hora de almacenarlos, de entregarlos o de actuar de enlace entre proveedores y clientes finales.
Un beneficio que se aprecia a corto, medio y largo plazo. Al menos, así lo atestiguan los últimos estudios: las empresas que adoptan medidas logísticas para optimizar sus procesos pueden llegar a ahorrar entre un 5 % y un 7 % de sus gastos totales. Por ejemplo, mejorar la eficiencia del departamento de logística permite reducir sensiblemente los tiempos de entrega en los paquetes y servicios. Además, ayuda a mejorar el control de calidad, la satisfacción de los clientes o el mantenimiento de la demanda.
Funciones de un departamento de logística que debes optimizar para ser más eficiente
Pero, sin duda, la gran pregunta es: ¿qué área concreta se debe optimizar en primer lugar? Un ejemplo fácil de entender es el uso del GPS en las rutas de reparto. Cuando se deben realizar varias entregas, lograr determinar la ruta más corta o eficiente puede suponer un ahorro directo en kilómetros (y en euros en carburante). Eso sí, lograr anticiparse determinando la ruta más óptima antes del reparto requiere de un análisis de datos extensivo.
De hecho, en la actualidad la mayoría de las mejoras de eficiencia de un departamento de logística tienen como denominador común la analítica de datos o la automatización. Una opción sería utilizar la metodología lean para el sector logístico, entre otros múltiples ejemplos:
- Control de stock. En todo proceso logístico es uno de los fundamentos. Consiste en analizar los motivos por los que se producen diferencias de inventario e intentar ponerle solución. La consecuencia inmediata es un incremento del beneficio neto. También ayuda a prevenir la conocida como rotura de stock, es decir, cuando una empresa distribuidora no tiene cantidad suficiente de un determinado producto y no puede abastecer la demanda de sus clientes.
- Procesos de almacén. Se trata del conjunto de recursos materiales y humanos que participan en las actividades logísticas de almacenaje. El objetivo principal es llevar a cabo las tareas sin errores y con la calidad requerida por el cliente. De ahí que sea especialmente importante contar con una estrategia de logística adecuada a cada tipo de almacén o negocio. No es lo mismo un gran supermercado de un centro comercial que una tienda de software. Por eso, es vital optimizar tanto las herramientas físicas (carretillas, estanterías, etc.) como digitales (discos duros, cloud, servicio de Internet…).
- Distribución y transporte. Un concepto que ha cobrado especial relevancia en los últimos años es el de última milla. Se trata del último tramo del trayecto que recorre un pedido antes de ser entregado a su comprador. Y, normalmente, se enfrenta a tres desafíos: la dispersión geográfica de los clientes, los pedidos con pocas referencias o escasas unidades por referencia, y las condiciones adversas de entrega domiciliaria. Superarlos puede suponer una mejora rápida de la eficiencia, así como un ahorro considerable de costes.
- Control de la trazabilidad. Otro concepto de gran importancia para la logística en los últimos años es la trazabilidad. La localización de un producto en el espacio y en el tiempo permite la reconstrucción del proceso íntegro de compra: producción, almacenaje, transporte, distribución y venta. Lograr una buena trazabilidad es básico para cualquier empresa, a pesar de que requiera de una inversión inicial.
- Organización y especialización de tareas. Lo primordial sigue siendo contar con un equipo organizado y plenamente especializado en cada tarea. Y es que hace tiempo que la expresión «mozo de almacén» se ha vuelto demasiado genérica. Por eso, cuando los empleados tienen un pleno conocimiento de sus tareas, la actividad en general del almacén será mucho más eficiente y ágil. La clave reside en distribuir a cada empleado en su zona concreta: picking, preparación de pedidos, recepción, envío…
En resumen, mejorar la eficiencia de un departamento de logística pasa por mejorar los procesos clásicos de almacenaje o reparto. Así como incorporar aquellos procesos digitales que permitan ahorrar tiempo y costes a la empresa. Por ejemplo, minimizando en lo posible la cantidad de tareas físicas para los empleados o potenciando sistemas de automatización capaces de eliminar de la ecuación las operaciones de cálculo más complejas.
