La ley de facturación electrónica, en vigor desde octubre de 2022, establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. Aunque el texto legal ya ha sido aprobado mediante la Ley Crea y Crece, el desarrollo reglamentario todavía está en marcha, por lo que los plazos para adaptarse ya han comenzado a contar. Más allá del marco normativo, la digitalización está transformando de forma profunda los procesos financieros y administrativos.
En 2022, por ejemplo, se emitieron en España más de 340 millones de facturas electrónicas, un 32 % más que el año anterior. Este avance no solo supone un ahorro considerable para las empresas —más de 2.600 millones de euros—, sino que también tiene un impacto positivo en términos de sostenibilidad. Aunque esta nueva normativa afecta principalmente a transacciones entre empresas (B2B), las administraciones públicas ya venían utilizando la factura electrónica desde hace años, lo que ha sentado las bases para su implantación generalizada en el sector privado.
La factura electrónica obligatoria es una de las medidas incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, que es como se conoce la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial. Esta ley tiene como objetivo promover la digitalización de las transacciones entre empresas o entre profesionales. Es una normativa que busca impulsar el crecimiento de la pequeña y mediana empresa en España y mejorar la eficiencia financiera.
Los objetivos principales de la Ley Crea y Crece son:
Con la ley de facturación electrónica, las empresas y profesionales estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Además, tendrán la obligación de proporcionar información sobre los estados de la factura.
El reglamento define la factura electrónica como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales entre ellos”. La ley de facturación electrónica establece también que las facturas electrónicas deben emitirse a través de un programa de la Agencia Tributaria o bien un programa de factura electrónica certificado. La solución pública de facturación electrónica será gratuita y permitirá emitir, enviar y recibir facturas entre empresas y profesionales. Además, se establece que las facturas electrónicas deberán ser accesibles para el destinatario durante al menos 4 años, tanto para consulta como para descarga.
Al igual que en las facturas en papel, la factura electrónica debe contener una serie de elementos y datos obligatorios. En primer lugar, la autenticidad de la factura electrónica debe garantizarse con sistemas como el de firma electrónica. El resto de elementos que componen la factura electrónica son coincidentes con los de la factura ordinaria: Numeración de la factura, fecha de emisión de la factura, datos de identificación fiscal, concepto, base imponible, tipo impositivo (impuestos) e importe total.
Además, será necesario conservar los registros de facturación durante al menos 4 años, facilitando su consulta y descarga en cualquier momento. Para cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la ley, las facturas deberán generarse mediante un software certificado y garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de los datos.
Los beneficios de la factura en formato electrónica sobre las facturas en papel son múltiples. Algunos de ellos son:
La Ley Crea y Crece generaliza el uso de la facturación electrónica. Lo que significa que tanto empresas como profesionales autónomos estarán obligados a facturar electrónicamente en sus relaciones con otras empresas y profesionales. Dicho de otra forma, incluye todas las operaciones business to business (B2B), pero no afectará por el momento a las relaciones con consumidores finales (B2C). Se establece, de esta forma, que en el plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento, todo el sector privado español deberá usar la factura electrónica en sus relaciones comerciales.
Existen, no obstante, algunas excepciones a las nuevas obligaciones de usar factura electrónica, además de la mencionada si son facturas dirigidas a usuarios particulares:
A partir del reglamento, todas las empresas deberán emitir facturas electrónica en sus relaciones comerciales con otros profesionales.
Todavía no se puede dar una fecha concreta para la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece se publicó en el BOE el 18 de septiembre de 2022, por lo que entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Pero todavía no se ha aprobado de forma definitiva el reglamento específico. Una vez se apruebe, lo que según las previsiones será en el segundo trimestre de 2024, estos son los plazos que establece la ley para adaptarse, en función del volumen de facturación:
Para adaptarse a la ley de facturación electrónica, los autónomos y pymes tienen a su disposición un Kit digital para factura electrónica. Pero las empresas deben trabajar con antelación para abordar el cambio. Analizar todos los KPIs asociados al proceso, detectar posibles mejoras existentes y definir qué dedicación de recursos será necesaria para cumplir con los plazos. Las ayudas del Kit Digital pueden alcanzar hasta los 10.000 euros, dependiendo del tamaño de la empresa, para facilitar la implementación de soluciones de facturación electrónica.
En resumen, la ley de facturación electrónica establece que en un periodo aproximado de 3 años, la factura electrónica será el único sistema que se podrá usar en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. La iniciativa permitirá tener una mayor agilidad y control de los pagos. A la vez que reducirá la morosidad y favorecerá el crecimiento empresarial. Además de mejorar la trazabilidad, la factura electrónica ayudará a controlar mejor los plazos de pago y reducir la morosidad entre empresas Pero, como con cualquier nueva normativa, las compañías y profesionales deben prepararse para los cambios y buscar toda la información necesaria para cumplir con los requisitos marcados por el reglamento.
