Muchas empresas se plantean las ventajas y desventajas de un sistema ERP. Y es que las nuevas tecnologías están abriendo un interesante campo de trabajo. Sin embargo, quedan todavía algunas dudas o salvedades que no se han contemplado con el debido detenimiento. Generalmente, los elementos positivos conducen a pensar que el funcionamiento será más rápido.
Sin embargo, la parte negativa es también bastante evidente. Y es que no todos los empleados están formados y preparados como para emplear con soltura este tipo de sistemas. Por lo tanto, a la vez que supone un avance es, también, un retroceso de la productividad, especialmente en los primeros meses. La pregunta es clara: ¿Merece la pena superar esa primera etapa de sacrificio y adaptación? ¿Superan las ventajas a los inconvenientes que presenta un ERP?
Un ERP (enterprise resource planning) es, simplemente, un sistema de planificación de recursos empresariales. Es decir, funciona como un espacio o como una herramienta en la que se puede reunir toda la información referente a una empresa para acceder a todos esos datos de una forma mucho más directa y eficiente. Esto facilita buena parte de los procesos de trabajo naturales de la marca.
Sirve para optimizar las estrategias empresariales que se vayan a desarrollar. Se puede controlar perfectamente todo lo que entra o sale de un negocio y, por lo tanto, las transacciones, intercambios o movimientos que suceden en su seno. Por estos motivos, prácticamente cualquier pyme puede disponer de un ERP para ser más eficiente. En sí no es algo que esté relacionado con la cantidad de empleados, ya que más bien depende del volumen de trabajo o incluso de los movimientos que se den, es decir: operaciones realizadas, servicios, funciones, etc.
Con un ERP una empresa puede tener todos sus procesos o archivos en un mismo sistema, de forma que pueda acceder a ellos a la vez y desde el mismo lugar.
Con un buen ERP se pueden gestionar muchos procesos de forma automática. Por ejemplo, la compra de productos una vez que sus reservas van menguando, el envío de algunos pedidos que mantienen cierta estabilidad, etc. Todo aquello que suponga un patrón de comportamiento se puede programar para que los empleados se libren de esa carga.
La toma de decisiones se va a regir siempre por la información que se tenga en cada momento. Un ERP puede mostrar la información en tiempo real de la empresa, de forma que se puedan considerar las posibilidades de acción y cuál de las diferentes opciones es la más acertada.
Sea como sea un negocio, un ERP puede amoldarse a su funcionamiento y desarrollo. Los datos se pueden volcar en el programa con facilidad. Por lo tanto, puede ser usada por cualquier tipo de empresa.
No solo muchos tiempos de trabajos se optimizan, sino que también desaparecen bastantes tareas que se suelen realizar. Además, es una ayuda muy eficiente para el ahorro, ya que se puede tener una visión más o menos global del funcionamiento general de la empresa.
Precisamente por su carácter integrador, se puede ver la información completa de cada detalle o elemento de la empresa. Y, por tanto, tener una visión más exacta y completa.
Es un programa eficiente y, como tal, es imprescindible realizar un desembolso considerable de dinero en un primer momento.
Todos en la empresa, de una forma u otra, terminarán teniendo algún tipo de contacto con el ERP. Esto obliga a que todos ellos se formen de la manera correcta para poder utilizarlo. Puede generar retrasos en la producción.
Finalmente, el inconveniente más evidente y, a la vez, más prolongado. Y es que aunque el personal de una empresa sepa cómo se emplea el ERP, es necesario también que se adapte para utilizarlo de la manera correcta. Es decir: coger la costumbre de introducir los datos, de revisar que todo esté en orden y, en definitiva, de integrarlo dentro de sus tareas diarias. Para que, de esta manera, pueda funcionar en la empresa.
En cualquier caso, los inconvenientes descansan principalmente durante ese primer mes o dos meses de adaptación. Una vez superada esa curva natural de aprendizaje, una empresa podría empezar a disfrutar de todos los beneficios que se han expuesto anteriormente y que tanto pueden aportar.
En conclusión, estas son las ventajas y desventajas de un sistema ERP. Se puede ver perfectamente que las ventajas ganan a las desventajas. En este punto, la única duda sería qué ERP elegir.
