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Cómo elegir un ERP para tu empresa. 4 Aspectos clave

Elegir un ERP es crítico para cualquier compañía. Los programas de gestión, al automatizar procesos, pueden cambiar elementos operativos de la empresa. Por eso es necesario que tanto directivos como empleados se involucren en la medida de lo posible en la elección e integración.

4 Aspectos que influyen al elegir un ERP

La empresa que decide recurrir a un ERP debe ser consciente de sus limitaciones. Dado el alto nivel de personalización de estas herramientas, la empresa debería valorar:

  • Sus necesidades actuales y expectativas de futuro.
  • El volumen de operaciones y de procesos manuales.
  • La rentabilidad de invertir en el software y en formación.
  • El ahorro en procesos productivos que supondrá la automatización de los mismos.
  • Si le sirven soluciones predefinidas o es mejor invertir en herramientas modulares o a medida.
  • La preferencia entre soluciones locales o en la nube.

Dependiendo de cada uno de los elementos, la compañía deberá optar por una u otra herramienta. En definitiva, la elección de un software de gestión dependerá de muchos factores, entre los cuales destacan los siguientes:

1. Tamaño de la empresa

El primer elemento a considerar a la hora de realizar esta elección debería ser el tamaño de la empresa, así como sus expectativas de crecimiento. Aunque la práctica totalidad de las herramientas de gestión son escalables, es importante que la compañía sepa cuál es su punto de inicio.

  • Pymes pequeñas sin expectativas de crecimiento. Suelen beneficiarse de soluciones estandarizadas. Aunque estas herramientas son peores para el escalado, son más fáciles de manejar, especialmente cuando la plantilla no está dispuesta a cambiar la forma de trabajo radicalmente.
  • Pymes más grandes, con previsión de expansión. Suelen beneficiarse de soluciones escalables. La elección de un software demasiado complejo podría dificultar y encarecer su integración, y los programas estandarizados suelen ser ineficientes a corto plazo.
  • Grandes empresas. Necesitan sistemas mucho más potentes y adaptables. Este tipo de herramientas son más caras y más difíciles de integrar, aunque tienen la ventaja de importar parte del know-how de las grandes compañías que ya las han usado previamente.

2. Interconectividad

La interconectividad es fundamental a la hora de elegir un sistema de planificación adecuado a la empresa. A fin de cuentas, si el programa no es compatible con herramientas externas la compañía deberá comprar todas sus soluciones al mismo proveedor de software. Esto no tiene por qué ser negativo, ya que la empresa proveedora podría ofrecer una colección de programas lo suficientemente amplia como para satisfacer todas las necesidades de la usuaria. Sin embargo, cuanto más versátil sea el ERP elegido, más fácil será disponer de herramientas complementarias.

En cualquier caso, la interconectividad se convierte en un elemento crítico en muchos departamentos.

  • Conexión BBDD – web. Si se gestiona un ecommerce, es fundamental que el programa de gestión centralice las bases de datos (BBDD) y las conecte con la web. Una de las mayores potencialidades de un ERP es que puede automatizar la gestión de pedidos e inventarios, pero para ello deberá estar diseñado de tal modo que la página web y las BBDD sean interoperables.
  • Conexión con la plataforma de facturación. Probablemente, esta interoperabilidad sea todavía más importante que la anterior. Cualquier negocio debe emitir facturas, y cada vez está más extendido el uso de plataformas que centralizan la función. Gracias a ellas se automatizan los procesos de facturación y contabilidad, ahorrando tiempo y recursos. De modo que la compañía debe comprobar si su ERP puede conectarse con su plataforma de facturación, pues en caso contrario, deberá migrar la segunda, con el coste añadido que esto supone.
  • Conexión con herramientas de recursos humanos. Los procesos de recursos humanos que más frecuentemente se externalizan son la formación y las nóminas. De modo que si la empresa emplea plataformas específicas para estas funciones, deberá tener en cuenta que un ERP que no pueda conectarse con sus soluciones le forzará, de nuevo, a una migración.

elegir erp

3. Módulos disponibles

El software de gestión suele adaptarse a las necesidades de la empresa mediante la posibilidad de adaptar su configuración o su estructura modular. Por tanto, es muy importante que la empresa tenga en cuenta su propia estructura, ya que cada uno de sus departamentos necesitará un módulo personalizado.

Así, la empresa tiene que valorar si sigue empleando estas o si le conviene migrar a las soluciones nativas de su nuevo ERP.

Por otro lado, muchas compañías integran progresivamente sus sistemas de gestión, de modo que algunos departamentos quedan fuera del software de gestión. En consecuencia, la compañía deberá decidir si hace una integración total o parcial y, en el segundo caso, en qué orden va aplicando el programa.

4. Aspectos informáticos

Las empresas con necesidades más específicas pueden ir más allá de la interconexión de herramientas y la contratación de módulos. Lo más habitual es que las grandes compañías personalicen sus sistemas de gestión de información. Para ello necesitan herramientas programadas con lenguajes potentes y muy extendidos.

  • Seguridad. Es fundamental preocuparse de las opciones de privacidad y el nivel de seguridad de la aplicación. Y esta protección debe operar en un sentido bidireccional. Por un lado, debe mantener fuera del sistema a atacantes maliciosos, mientras que por otro debe mantener la estanqueidad de las interacciones de los propios empleados. De este modo se evitan tanto los intrusos como la expansión de un ataque interno.
  • Soporte. En muchos casos, la conjunción de estos factores terminará recayendo en una cuestión capital del proveedor del software: el soporte postventa. Salvo que la compañía disponga de un departamento informático intachable (e incluso en este caso), lo más recomendable es que su proveedor le ayude con el mantenimiento de la herramienta.

Otros aspectos a considerar

Generalmente, el aspecto por el que más se preocupa la compañía es el económico. En este sentido, deben observarse todos los costes (directos e indirectos) de las opciones barajadas. Por ejemplo, un error común es recurrir al software libre pensando que será gratuito.

Por supuesto, el software debe ajustarse a la legislación en vigor. Comprobar que es así requerirá una auditoría, salvo que se contrate a un proveedor fiable. Esto hace necesario que el programa se adapte a las necesidades del sector en el que opera la empresa.

Redacción APD
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