Las reuniones en una empresa son muy importantes, pero que sean reuniones eficaces lo es aún más. En ellas, se envían mensajes directos a los trabajadores acerca de la creatividad, producción, estructura de la organización, etcétera. Pueden ser formales o informales, pero su objetivo es siempre aportar elementos positivos para el crecimiento empresarial y mejorar el funcionamiento del negocio.
Una reunión eficaz es muy sencilla de identificar, ya que es aquella en la que sus participantes no tienen la sensación de haber perdido el tiempo. Estas reuniones son realmente productivas y en ellas se resuelven las cuestiones planteadas o se avanza en su resolución.
La clave para que una reunión sea eficaz es definir los contenidos, seguir un orden y no desvirtuarse del propósito de dicho encuentro.
El tiempo es lo único que no vuelve. Hay que tratar de ser puntual: comenzar y acabar en el tiempo establecido
En la gran mayoría de las reuniones de trabajo se pierde el tiempo. Los culpables suelen ser habitualmente la falta de organización, la mala gestión del tiempo y no saber priorizar. Para que esto no suceda es necesario que el organizador de la reunión defina con claridad el motivo de la convocatoria y las metas que se quieren alcanzar durante la misma.
En primer lugar, para que una reunión sea eficaz hay que organizarla con tiempo suficiente para que cada asistente pueda preparar su intervención. Es necesario seleccionar a sus integrantes y escoger solo a las personas cuya presencia sea estrictamente necesaria. Seguidamente hay que elaborar un planning.
En ese documento se debe especificar el motivo de la reunión, el objetivo que se persigue, los temas a tratar, el tiempo que se dedicará a cada cuestión y el tiempo máximo que durará la propia reunión. Por último, cuando todo esto se tenga definido y escrito, hay que enviárselo a todos los participantes de la misma.
Para poder preparar y organizar las reuniones es necesario tener en cuenta el lugar donde se van a realizar y preparar todo el material audiovisual, mobiliario, papel o bolígrafos que puedan ser necesarios para el buen transcurso de la misma.
Los temas más importantes de la reunión deben tratarse en mitad de la misma
La tecnología es una fiel aliada y por eso no hay que olvidarse de ella. Algunas de las herramientas para gestionar tareas son muy útiles para recordar las reuniones, preparar y enviar la documentación a todos los asistentes o incluso realizar estas reuniones a través de una videoconferencia.
Es fundamental que no se pierda tiempo y que la reunión comience a la hora prevista. El tiempo es lo único que no vuelve, por eso es oro. Hay que tratar de ser puntual, para lo que es necesario comenzar y acabar en el tiempo establecido.
En los primeros minutos hay que dedicar un tiempo a definir los puntos fundamentales, indicando la importancia de los temas que se van a desarrollar y el motivo que ha llevado a convocar esa reunión. También se debe presentar el objetivo que se pretende conseguir y el método de trabajo a implementar, junto con las normas para conseguir una participación e intervención eficaces.
No se deben variar ni el enfoque ni el curso de la reunión. El plan se ha establecido para cumplirlo, y cada punto que se debe abordar tiene un tiempo definido. De esta forma se evitará tratar un tema que no esté contemplado.
Los temas más importantes de la reunión deben tratarse en mitad de la misma, y la persona responsable encargada de dirigirla ha de centrarse en el proceso y en las fases de los debates, pero no en su contenido. Ha de velar porque la reunión progrese y avance. Para ello, en algunas ocasiones será necesario que incite a participar a algunos asistentes. Si estos no participan de forma activa, su presencia apenas tendrá valor.
La persona responsable encargada de dirigirla ha de centrarse en el proceso y en las fases de los debates, pero no en su contenido
El clima de la reunión ha de ser positivo, por eso nadie puede tener más protagonismo o puede imponer sus ideas. El director de la reunión debe crear y mantener un clima de cooperación y comunicación. Tras la reunión, hay que dejar un tiempo para que se expongan dudas, sugerencias o comentarios. Posteriormente se sintetizarán las conclusiones esenciales y se resumirán tanto las contribuciones positivas como los acuerdos alcanzados. Por último, hay que agradecer a los participantes su asistencia.
Una vez que la reunión se ha disuelto, hay que elaborar un sumario que en los días posteriores se enviará a todos los asistentes. En él se debe contemplar si se han alcanzado los objetivos establecidos, las tareas que se hayan encomendado, el tiempo del que se dispone para realizar dichas tareas, las conclusiones y los acuerdos alcanzados. En caso de ser necesario se emplazaría a los mismos a una siguiente reunión.
Aunque todas estas pautas para conseguir reuniones eficaces puedan resultar complicadas, es algo que se puede perfeccionar con la práctica. De este modo no se tendrá nunca la sensación de que ir a una reunión es ir a perder el tiempo.
