Convencida de que “el canal de denuncias debe visualizarse como una pieza de un todo”, Janire Álvarez Martínez, Directora General Adjunta en Global Factory –empresa pionera en seguridad digital y especializada en la gestión de sistemas de información-, analiza para APD su valor en el momento actual e identifica las claves para integrarlo de forma exitosa en cualquier organización.
Fundamentalmente la nueva ley exige un cambio de actitud, dado que culturalmente debemos reconocer el valor de las denuncias como una fuente de mejora. A ninguno se nos escapa que las denuncias, identificadas o anónimas, no han sido socialmente consideradas positivamente; por eso, en primer lugar –e incluso antes de cumplir la norma–, debemos considerar cómo los canales del informante -libres, abiertos, gestionados y tratados con rigor- pueden devolver la dignidad a nuestra fuerza productiva y a nuestro entorno. Si somos capaces de interiorizar dicha reflexión, habremos avanzado en el cumplimiento. Las fechas exigen que para el día 1 de diciembre de 2023 todas las empresas con más de 50 trabajadores tengan implantado este canal.
El canal de denuncias debe visualizarse como una pieza de un todo. No parece adecuado cumplir la exigencia legal del canal sin integrarlo en un modelo de gestión que proteja a la organización. El sistema de Compliance define y analiza los posibles riesgos de la organización, establece una estructura y documenta una serie de mecanismos para defender a una entidad de posibles negligencias o actuaciones ilícitas que de otra forma quedarían sin una acción preventiva. El canal de denuncias alimenta al sistema de Compliance ofreciéndole una información inmejorable que mantiene las alertas de posibles delitos. No hay nada peor que no conocer por desconocer.
Como en toda acción que impacta en una organización, por solida que sea, el elemento imprescindible se denomina implicación de la dirección. Si se quiebra esa pieza, el sistema se desmorona. Debe entenderse que el canal no es más que una herramienta que desencadena una serie de procesos internos que requieren de independencia y autonomía para investigar los hechos denunciados, debiendo sentir la mayor confianza desde la dirección para realizar una labor a veces desagradable, dura, muchas veces incomprendida y solitaria en la que no hay premio para el Responsable del Sistema que investiga. Si ese valor se mantiene, el sistema será sólido, confiable y robusto dando sus frutos a lo largo de los años. Como en muchos ámbitos de la gestión, la labor no viene acompañada de méritos, pero las organizaciones que internacionalmente mantienen estos sistemas son finalmente valoradas por la sociedad.
El ámbito de ilícitos en el ámbito laboral es muy amplio, dado que la normativa europea y estatal ha abierto mucho el espectro, incluyendo tanto las infracciones administrativas como las de ámbito penal. En este punto es importante hacer una buena labor de consultoría para no alarmar a las organizaciones con una tipología de ilícitos que les son ajenas a su concreta actividad. No hay nada peor que indicar a las empresas posibles problemas que ni les son de aplicación ni se identifican con ese escenario. En esos casos, el modelo de Compliance o el Canal de Denuncias pierde rigor, seriedad, cayendo en un olvido procedimental. Cada organización tiene que realizar su propio análisis para concretar sus propios riesgos concretos, definidos y protegidos.
Claramente podemos afirmar lo contrario. Al contrario del mensaje distorsionado que muchas veces se recibe en la sociedad, las empresas son organizaciones muy integradas en el entramado social, generando riqueza, ofreciendo oportunidades y aportando valor añadido en cada uno de sus ámbitos. Es cierto que no todo es perfecto, que existen riesgos, problemas, actos concretos, pero no puede afirmarse que existe un auge de conductos criminales porque estaríamos lanzando un mensaje equívoco. Lo que sí ocurre es que, ante el imparable crecimiento legislativo, cada vez existen más normas, reglamentos, decretos, ordenes, instrucciones o circulares que cumplir, que impactan directamente en la actividad de las empresas siendo absolutamente cierto que el nivel de error, equívoco, desconocimiento o incorrectas interpretaciones lleven a un incumplimiento mayor. Ahí es dónde cobra valor la prevención normativa y la actualización permanente.
La tecnología siempre es un elemento disruptivo, dado que dependiendo de cómo se programe, utilice y parametrice, puede ser un problema o una solución. La confidencialidad o seguridad puede ser un valor para determinada tecnología o un fallo sistémico, dependiendo de la elección que hayamos realizado. Por eso es importante confiar en profesionales con experiencia, con equipos sólidos confrontados durante años, que puedan asesorarte sobre la solución más conveniente a cada organización. Global Factory lleva 23 años asesorando a todo tipo de organizaciones respecto a la mejor solución tecnológica a elegir respecto a sus necesidades, conjugando la normativa, la eficiencia y la tecnología.
