«Necesitamos saber qué hacemos mal para plantearnos cómo mejorar. Y necesitamos cambiar ya, aunque sean pequeños cambios». Así de contundente explica Jesús Lakunza Mendizabal, Director de ONE TO ONE.
Del ‘no tengo tiempo para nada’ al ‘y hoy, ¿qué he hecho?’, los problemas derivados de una mala gestión del tiempo no se visibilizan solo en una menor productividad. El estrés y la falta de motivación a nivel personal y de grupo son una tónica común, «y las consecuencias pueden ser terribles«, advierte Lakunza. Analizamos con el experto cómo afrontar una situación que puede generar una sensación de auténtico caos en cualquier organización.
Si “aprovechar realmente” significa sacar el máximo provecho del tiempo que disponemos para el trabajo, diría que es un porcentaje muy pequeño. Aún teniendo claras nuestras prioridades, tanto nuestro entorno como nosotros mismos tendemos a actuar de una forma poco razonable dejándonos llevar por unas “formas de trabajar” poco productivas.
Existen muchos estudios que aconsejan lo contrario. Una excesiva dedicación al trabajo a costa del tiempo que debiéramos dedicar a otras actividades provoca un desequilibrio que, en poco tiempo, afecta a nuestra concentración en el trabajo y, por tanto, a los resultados del mismo. Aunque tendemos a culpabilizar a nuestro entorno de esta falta de eficacia, somos nosotros los responsables de que eso ocurra. Hemos “maleducado” a nuestro entorno y ahora sufrimos las consecuencias. Sin olvidarnos de otros muchos hábitos personales que, a la hora de trabajar, nos ayudan a dispersarnos y a desconcentrarnos.
Esa “solidaridad” mal entendida es muy peligrosa. Cada uno debe ser responsable de su trabajo. Ello no quiere decir que, en ocasiones, no ayudemos a nuestros compañeros si lo necesitan. Pero no podemos dedicar una parte importante de nuestro tiempo a hacer el trabajo de los demás, sobre todo si nos falta tiempo para cumplir las tareas que nos han sido encomendadas. Tener definidos algunos momentos en los que intercambiar dudas y preguntas y hacer ver a nuestros “interruptores” de forma asertiva cómo nos perjudican este tipo de actuaciones, ayuda a reducir su impacto negativo.
Sí que tenemos un cierto sentido de la propiedad sobre las tareas. Sabemos hacerlas a nuestro gusto y, si otros las hacen, quizá no las hagan a nuestra manera. Y, además, implica que deberemos hacer otras cosas que, de momento, no las tenemos tan dominadas. El de la delegación es uno de los más claros ejemplos de que “para ganar tiempo, hay que invertir tiempo”. Y no debemos olvidar que ayuda al crecimiento de nuestro equipo y ése debería ser uno de nuestros objetivos más importantes.
Contar con empleados que no gestionan adecuadamente su tiempo y sus tareas conlleva pérdidas evidentes en calidad, en plazos, en atención a clientes… Pero, sobre todo, genera una sensación de caos que se extiende por la organización y que afecta a la motivación y al clima laboral. Y las consecuencias de ello pueden ser terribles.
Pues si quieres saber qué has hecho, anótalo. Así podrás analizar si has hecho lo correcto o por qué no has cumplido tu planificación. Necesitamos datos para tomar decisiones. Necesitamos saber qué hacemos mal para plantearnos cómo mejorar. Y necesitamos cambiar ya, aunque sean pequeños cambios.
Como resumen, dos citas que me parecen muy importantes: “El éxito es el efecto acumulado de hábitos insignificantes” y “el éxito no está en el gran paso que darás en el futuro. El éxito está en el pequeño paso que das ahora mismo”.
En resumen: No esperéis que las cosas cambien solas. Haced que cambien. Dad el primer paso.
