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Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo y no perder ni un minuto

La gestión del tiempo en el trabajo es la forma de tener un control sobre el límite de tiempo que se puede dedicar a actividades específicas para aumentar la eficiencia, la efectividad y la productividad. Si se gestiona de forma adecuada, se alcanzará el éxito profesional y se dispondrá de tiempo para la familia y los amigos.

Motivos más frecuentes de una mala gestión del tiempo en el trabajo

A continuación se presentan los errores más habituales que se cometen y que facilitan la pérdida de tiempo:

Falta de objetivos

Sin tener identificados todos los objetivos se hace muy difícil poder darle a cada tarea la importancia y el orden necesarios.

Mal uso de herramientas

Hay multitud de herramientas que se encargan de mejorar la gestión de los trabajadores gracias a una agenda y al organizador de tareas como iCal, Doodle, Google Calendar, Evernote, o Toggle. Para la dirección de proyectos se puede contar con Trello, Asana o Basecamp.

Otras herramientas sirven para compartir información y comunicarse como, por ejemplo, Teamviewer, Google Drive, Slack o Feedly. También se pueden tratar los datos con Google Drive, Dropbox y Skydrive.

El problema es que si estas herramientas no se utilizan de una forma adecuada, en vez de servir para mejorar la productividad, sirven únicamente como distracción.

Incapacidad para priorizar tareas y labores

Cuando no se logran realizar todas las tareas importantes es porque se les da prioridad a aquellas que resultan más cómodas y no a las que son necesarias. Para evitarlo se puede desarrollar cada mañana una lista, por orden de urgencia o importancia, y evitar la multitarea.

Escasa planificación de tareas

La mejor forma de que el tiempo de trabajo sea productivo es tener una buena planificación anual, mensual, semanal y diaria. Al tener estructurado el trabajo, ningún imprevisto evitará que se cumpla el objetivo.

Comunicación ineficaz

La comunicación ha de ser simple, directa y sin divagaciones. Cuando se tiene una reunión es importante cumplir el objetivo de la misma, de este modo se pierde menos tiempo. Para ello, es necesario realizar previamente una buena planificación.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

6 tips para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo

Para que cualquier empresa pueda gestionar el tiempo de sus trabajadores es necesario tener en cuenta los siguientes consejos:

1. Tener claros los objetivos

Antes de planificar una tarea se debe establecer un objetivo claro y ambicioso pero alcanzable y realista. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En función del proyecto deben marcarse una serie de objetivos a cumplir, así como las funciones y tareas que hay que desarrollar.

2. Definir urgencia e importancia de las tareas

Si no se planifica y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo importante y qué es lo urgente. Por ello, es necesario clasificar, analizar y priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia.

Cuando se tiene una reunión es importante cumplir el objetivo de la misma, de este modo se pierde menos tiempo

Las urgentes son aquellas que precisan una acción inmediata. Por ejemplo, entregar un proyecto que tiene una fecha límite. En cambio, una tarea es importante por lo que representa y por el significado de sus consecuencias a nivel global. Aunque no son tareas urgentes es fundamental llevarlas a cabo.

3. Tener en cuenta las fechas límite

Antes de fijar un plazo o fecha límite es fundamental conocer cuál es la capacidad productiva de cada persona y dejar siempre un pequeño margen.

Trabajar más horas no implica dedicar más tiempo a una tarea. Hay que tener cuidado con las pequeñas fracciones de tiempo que se emplean en cosas sin importancia, pues al final del día pueden suponer que no se llegue a presentar un proyecto en plazo.

4. Asignar tiempo a cada tarea

Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo determinado y cumplirlo a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo normal es que la ejecución de una tarea se realice en el tiempo establecido.

5. Asignar tiempo a la organización de las tareas y funciones a desarrollar

Si una persona trabaja sin descanso y de forma continuada, aparecerá el agotamiento mental y físico que impedirá que rinda adecuadamente. Por eso, es necesario gestionar el tiempo y dejar algo libre, aunque pueda resultar contradictorio.

Si no se planifica y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo importante y qué es lo urgente

También hay que saber decir que no. Una persona puede tener muy organizado su horario laboral y verlo trastocado por hacer un favor a un compañero o a un superior. Para esto es necesario, una vez más, diferenciar lo importante de lo urgente y tener una buena planificación del trabajo.

6. Planificar reuniones con tiempo

Una vez más, hay que tener claro cuál es el cometido a realizar y darle prioridad. En una reunión se debe hablar de lo que se necesita acordar o solucionar. Para ello, es conveniente preparar y enviar toda la documentación necesaria a los asistentes antes de la reunión. De este modo, la reunión será más eficaz y durará el tiempo justo.

En definitiva, si la gestión del tiempo en el trabajo es adecuada y se manejan con efectividad todas las tareas encomendadas, se tendrá una mayor satisfacción y tiempo para disfrutar con la familia o los amigos.

Redacción APD
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