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Metodología GTD®: qué es y consejos para aplicarla en tu empresa

No cabe duda de que en la actualidad vivimos en un mundo acelerado lleno de distracciones y en un entorno en el que todo es urgente. ¿Crees que mantener el enfoque y la productividad supone todo un desafío? La solución puede estar en la Metodología GTD® (Getting Things Done). Esta técnica surge como una solución eficiente para gestionar tareas, proyectos y responsabilidades de manera efectiva. A continuación explicaremos qué es GTD® y proporcionaremos consejos prácticos para que puedas implementarla en tu trabajo diario.

¿Qué es la Metodología GTD®?

GTD® se trata de una metodología de productividad impulsada por David Allen, un especialista en eficiencia y organización. Su finalidad es liberar la carga mental de tener que recordar de manera constante tareas y detalles, de esta manera permite enfocarnos en las actividades importantes y avanzar de manera más efectiva hacia nuestros objetivos.

GTD® se basa en un proceso sencillo de cinco pasos, combinado con mejores prácticas fácilmente adoptables y estrategias contrastadas para eliminar distracciones

Para José Miguel Bolívar Galiano, Socio de OPTIMA LAB, «GTD® es una metodología sencilla, potente y adaptable, para ganar enfoque y mantener la sensación de control en un mundo en constante cambio. Su flexibilidad la hace útil para cualquier perfil profesional que tenga más trabajo para hacer, que tiempo para hacerlo, y cuente con un mínimo grado de autonomía personal».

Hablamos, en definitiva, de una forma de trabajar distinta. Y es que, tal y como también afirma el experto de OPTIMA LAB, «a diferencia de los consejos bienintencionados, pero poco realistas, del viejo paradigma de la gestión del tiempo, ​GTD®  ha demostrado ser muy efectiva a la hora de superar los retos crecientes a los que tienen que enfrentarse los profesionales y las organizaciones modernas. Para ello,​ p​ropone la puesta en práctica de una serie de principios productivos ​concretos, actualmente avalados por la neurociencia«.

Principios fundamentales de la Metodología GTD®

Según Bolivar, «GTD® se basa en un proceso sencillo de cinco pasos, combinado con mejores prácticas fácilmente adoptables y estrategias contrastadas para eliminar distracciones, gestionar interrupciones y que las personas se enfoquen en las cosas más significativas a través de hábitos concretos que cualquiera puede aprender y aplicar».

Los principios fundamentales de la Metodología GTD® son:

  1. Recopilar: Anota todas aquellas actividades y compromisos en un sistema externo, para que así tengas tu mente más liberada para otras tareas más creativas y significativas.
  2. Clarificar: Procesa periódicamente los elementos recopilados para decidir qué hacer con ellos, asignar acciones específicas y definir resultados concretos.
  3. Organizar: Establece una estructura clara para clasificar y organizar tus tareas y proyectos en categorías significativas.
  4. Reflexionar: Revisa y evalúa tus compromisos y proyectos en intervalos regulares para asegurarte de que te enfocas en lo correcto y ajustar tus acciones según sea necesario.
  5. Enfocar: Dirige tu atención y energía hacia las tareas más importantes y significativas en cualquier momento dado.

Metodología GTD consejos para aplicarla en emrpesas

Consejos para Implementar GTD®

Estos son algunos consejos prácticos para aplicar la metodología GTD® en el ámbito profesional:

1. Establece un sistema de anotación confiable

Utiliza herramientas como una libreta, aplicación de notas o una aplicación de gestión de tareas para recopilar todas tus ideas y tareas. Trata de elegir una que sea fácil de usar y esté siempre a tu alcance, ya sea en tu dispositivo móvil, tablet u ordenador.

2. Procesa tus elementos recopilados regularmente

Dedica tiempo cada día o semana para revisar y procesar las tareas y proyectos que has capturado. Decide si cada elemento es una acción concreta, si puede delegarse o si es necesario descartarlo.

3. Organiza tus tareas y proyectos en categorías

Crea etiquetas o carpetas que reflejen tus diferentes áreas de responsabilidad (trabajo, hogar, proyectos personales, etc.). Organiza tus tareas y proyectos en estas categorías para tener una visión clara de lo que necesitas hacer en cada ámbito de tu vida.

4. Establece prioridades y contextos

Asigna niveles de prioridad a tus tareas para saber cuál es la más importante. Además, debes tener en cuenta los contextos en los que puedes realizar cada actividad para optimizar tu productividad.

5. Programa revisiones regulares

Programa momentos específicos para revisar tus listas de tareas y proyectos completados, así como los pendientes. Aprovecha estas revisiones para realizar cualquier ajuste necesario en tus planes y asegurarte de que estás en el camino correcto hacia tus metas.

6. Practica el hábito de completar acciones

Enfócate en finalizar las tareas en lugar de simplemente añadir más a tu lista. Celebra tus logros para mantener la motivación y el impulso para seguir adelante.

7. Sé flexible y adaptable

La vida está llena de cambios y sorpresas, así que sé flexible en tu enfoque y adapta la metodología GTD®  según tus necesidades. Aprende de tus experiencias y mejora continuamente tu sistema para alcanzar una mayor eficiencia.

¿Se puede aplicar la Metodología GTD® a las plantillas?

Según Bolívar, «depende de a qué nos refiramos con estos términos. Si hablamos de cómo medir la productividad laboral de un trabajador manual en una cadena de producción, por supuesto que se puede medir, ya que hablamos de una productividad que depende mayoritariamente de factores cuantitativos. Por el contrario, si hablamos de la productividad de un profesional del conocimiento, su medición es más compleja, ya que intervienen diversos factores cualitativos, muchos de los cuales no pueden medirse hasta pasado un tiempo, en función de los resultados obtenidos».

Precisamente estos factores cualitativos son el motivo por el que el trabajo del conocimiento es el único en el que tienen sentido expresiones como ‘no he parado de hacer cosas en todo el día y no he hecho nada’, del mismo modo que el trabajo del conocimiento es el único en el que se puede ser más productivo haciendo menos cosas, algo impensable en el trabajo manual.

El trabajo del conocimiento es el único en el que se puede ser más productivo haciendo menos cosas, algo impensable en el trabajo manual

En cuanto a la efectividad personal, señala, «estamos ante una competencia transversal y, como toda competencia, se puede medir, ya que se trata de comprobar en qué medida están presentes una serie de comportamientos concretos observables asociados a la consecución de resultados».

Asimismo, «los estudios más fiables y avanzados sobre motivación y rendimiento humanos dejan patente que los factores motivacionales extrínsecos tienen un efecto muy limitado sobre los profesionales del conocimiento». Es decir, «si una organización quiere aumentar la implicación y la motivación de sus colaboradores el camino es otro, y pasa por iniciativas orientadas a aumentar la autonomía, la maestría y el sentido que los profesionales dan a su trabajo», destaca.

¿En qué sectores puede funcionar la metodología GTD®?

El experto de OPTIMA LAB destaca que «GTD® se adapta a todo tipo de sector, a todo tipo de posición y a todo tipo de persona, ya que está basada en un conjunto de principios productivos universales que luego cada persona tiene que adaptar a sus necesidades específicas. En este sentido, GTD® ya contempla la existencia de horarios, tareas, exigencias y otros factores a tener en cuenta para su aplicación».

GTD® ya contempla la existencia de horarios, tareas, exigencias y otros factores a tener en cuenta para su aplicación

No obstante todo lo anterior, y resaltando el clásico ‘no tengo tiempo para nada’ que tanto daña nuestra productividad, Bolívar opina que «la expresión ‘no tengo tiempo para nada’ obedece a una sensación que viven muchas personas, pero que en la gran mayoría de los casos no se corresponde con una situación real«. La metodología GTD® es una poderosa herramienta para aumentar la productividad y reducir el estrés en nuestras vidas. Así, su consejo final es el siguiente: el problema no es el tiempo, sino la ausencia de una competencia clave para el trabajo actual, que es la efectividad personal. En realidad, tiempo sobra, lo que falta es foco». ¿Nos ponemos, pues, manos a la obra… sin perder ni un minuto?

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