No cabe duda: el proceso de digitalización es una máxima imparable a nivel global para cualquier compañía. Sin embargo, y aunque el fenómeno no es para nada reciente, las organizaciones se encuentran todavía con demasiadas reticencias entre sus plantillas, incluso en los propios Consejos Rectores y de Administración. ¿Por qué?
Además del reto técnico que supone afrontar el uso y manejo adecuado de herramientas nunca vistas, las empresas parten de la base de que tendrán que enfrentarse a la resistencia al cambio de sus trabajadores. Resistencias que no son más que residuales: «La gran mayoría de los trabajadores se adaptan con facilidad a los cambios», explica Brais Méndez.
Así, el actual CEO de Docuten, compañía especializada en servicios de facturación electrónica y firma digital que forma parte del Grupo Enxendra, se proclama absolutamente convencido de que la digitalización «mejora sustancialmente la relación entre el trabajador y la empresa».
Nuevos procesos y herramientas que mejoran la transparencia en las compañías facilitando particularmente el trabajo de los profesionales de Recursos Humanos y, por ende, el día a día de los empleados. Procesos como la digitalización de documentos que ahorra espacio y tiempo, el uso de la firma digital que, a diferencia de la tradicional, no requiere de un perito caligráfico en caso de conflicto judicial y agiliza los procesos de contratación eliminando barreras geográficas, entre otros. En definitiva, procesos que, como asegura el propio Méndez, pueden suponer un ahorro de 100.000 euros netos al año.
Es evidente que la digitalización de procesos es algo imparable que afecta por igual a todas las áreas de las empresas.
Además, aquellos departamentos que trabajan con un volumen muy elevado de documentación, como es el de Recursos Humanos, son los principales beneficiados al implementar soluciones de digitalización en sus procesos.
Los beneficios más evidentes son económicos, ya que se evitan los costes inherentes al uso del papel (impresión, envío, almacenaje). En este ámbito también podemos incluir los derivados de la agilización de los procesos, ahorrando en horas de trabajo administrativo que se pueden dedicar a la creación de valor para su empresa.
Los beneficios más evidentes de la digitalización son económicos pero también se traduce en la mejora de la seguridad en los procesos
Otro beneficio muy relevante para los departamentos de Recursos Humanos es la mejora en la seguridad de los procesos que son digitalizados, ya que se cometen menos errores al evitar el factor humano y se tienen evidencias de todos los pasos que se van realizando.
Las principales reticencias de las empresas son las relativas al desconocimiento sobre este tipo de herramientas o sobre la legislación que les afecta. Cuando las personas que tienen que liderar estos procesos en las organizaciones se informan adecuadamente, esas reticencias desaparecen completamente.
Por otro lado, las empresas suelen tener miedo a la posible resistencia al cambio de sus trabajadores, que están acostumbrados a un proceso de trabajo más tradicional. Sin embargo, en la gran mayoría de los proyectos en los que hemos trabajado en los últimos años, estas reticencias son residuales, y la gran mayoría de los trabajadores se adaptan con facilidad a los cambios.
Esta tendencia puede deberse a una mayor penetración de las tecnologías móviles en la vida profesional y particular de todo tipo de profesionales, así como a una clara mejora en la usabilidad de las herramientas digitales actuales.
Docuten presta servicios de factura electrónica, firma digital y cobros recurrentes.
En lo que respecta a los procesos de los departamentos de Recursos Humanos, contamos con una solución de firma digital que es muy utilizada para firmar contratos y otra documentación laboral. Con nuestra plataforma Docuten, permitimos la firma electrónica de esa documentación en cualquier momento y desde cualquier ubicación, evitando así la necesidad de la presencia física del trabajador en la oficina o del envío de la documentación por correo postal.
Si comparamos la firma digital y la firma tradicional, vemos que la primera no solo aporta la identificación del firmante, sino la trazabilidad y la integridad documental. Es decir, podríamos conocer si ha habido alguna alteración del documento firmado, el momento en el que ha sido firmado y cuáles son las partes intervinientes.
En caso de que hubiese un conflicto judicial, la firma tradicional nos llevaría a la necesidad de que un perito caligráfico probase la veracidad de la firma del documento. Una solución robusta de firma electrónica nos permitiría conocer de forma inmediata, gracias a las tecnologías utilizadas en el propio proceso de firma, la correcta identificación del firmante.
En caso de conflicto judicial la firma tradicional necesita que un perito caligráfico probase la veracidad de la firma del documento
Eso sí, es necesario tener proveedores de firma electrónica que cumplan con los estándares técnicos y legales necesarios. Para ello existe la figura del Tercero de Confianza, que acredita el envío de las comunicaciones. Certifica que una documentación se ha enviado en un momento concreto y desde una ubicación determinada, emitiendo diferentes tipos de justificantes, como el sellado de tiempo, que garantizan esta información sobre el envío.
Por todo ello podemos decir que la firma digital aporta mayores garantías legales a un proceso de firma que la tradicional, y que su uso intensivo podría acabar con la falsedad documental.
El tiempo que lleva cada proceso es uno de los factores que más se ven mejorados. Tenemos clientes con gran dispersión geográfica de sus trabajadores que incumplían los plazos en los que los contratos debían ser firmados por problemas logísticos. Gracias al uso de una solución de firma digital, estos tiempos se han visto enormemente mejorados, permitiéndoles así cumplir con la legislación vigente.
Por otro lado, el ahorro en costes ha llegado a alcanzar en algunos casos los 100.000 euros netos al año. Al dejar de ser necesarios procesos como la impresión de la documentación, el envío de esta por correo ordinario o su posterior almacenaje, además del ahorro relativo a las horas dedicadas por los trabajadores a estas cuestiones, nuestros clientes han observado un nivel de ahorro muy elevado.
Finalmente podemos hablar de una mejora en la transparencia del proceso, ya que los trabajadores tienen acceso en todo momento de la documentación que han intercambiado con la empresa. Esto repercute en una mejora sustancial en la relación entre el trabajador y la empresa.
