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Guía para una reunión efectiva por videoconferencia

Actualmente, las reuniones por videoconferencia son cada vez más comunes. Estos encuentros suponen una parte integral del día a día en la mayoría de trabajos. Incluso en nuestro país.

Hace algún tiempo que las empresas han comenzado a confiar en métodos de comunicación no presenciales para reunir de manera fácil a equipos internacionales, que trabajan desde otros países con distintas franjas horarias.

Pero no solo las multinacionales. Cada vez más pymes y autónomos esquivan los encuentros presenciales con clientes gracias al cada vez más estable soporte de este tipo de herramientas tecnológicas. Claro que las cifras siguen mostrando que es fuera de nuestras fronteras donde más se impulsan este tipo de reuniones.

¿Por qué los porcentajes en España son más bajos que en el resto de países europeos? ¿Sabemos realmente organizar reuniones por videoconferencia efectivas?

 

En EEUU los trabajadores asisten a 60 reuniones mensuales

En Estados Unidos, por ejemplo, las últimas estadísticas muestran que, de media, los trabajadores ocupan 37% de su tiempo en reuniones y algunos usuarios llegando a asistir hasta a 60 reuniones por mes por persona.

En Europa la tendencia también es alcista, ya que muchas empresas de nueva generación cuentan con estructuras horizontales y modelos de trabajo colaborativos, frente a las metodologías más tradicionales y jerárquicas, lo que hace que las reuniones periódicas sean una necesidad clave.

Ante este escenario, la demanda de reuniones virtuales ha aumentado notablemente y se ha posicionado como una solución efectiva, poco costosa y práctica para las empresas. Pero no todo es válido a la hora de llevar a cabo una reunión virtual. A continuación se propone una guía para llevar a cabo una reunión efectiva por videoconferencia.

Ventajas de las reuniones por videoconferencia

Se han seleccionado algunas de las grandes ventajas de realizar una reunión por videoconferencia.

Reducción del coste en desplazamiento

A la hora de convocar una reunión, puede que parte del equipo se encuentre repartido por el territorio nacional, viva en el extrañado o incluso esté sentado en distintos países. Se ha demostrado que, celebrar las reuniones de manera virtual aumenta considerablemente la tasa de asistencia, acaba con los tiempos de desplazamiento hasta el lugar de la reunión y suelen ser más operativas.

Desplazamiento al trabajo en las ciudades

Posibilidad de teletrabajo

Una reunión por videoconferencia permite además a los empleados disfrutar del teletrabajo y otras opciones de trabajo flexible.

Efectividad y productividad en la toma de decisiones y consultas

Las videoconferencias son el método preferido de las grandes corporaciones para desplegar las estrategias de comunicación interna, puesto que las reuniones por videoconferencia permiten conectar multitud de personas al mismo tiempo, desde lugares distintos.

Este tipo de reuniones favorece la participación de los empleados y mejora los flujos de trabajo colaborativo. Además, se ha demostrado que las reuniones virtuales pueden ayudar en la resolución de problemas y en la mejora de la comunicación interna. 

Las videoconferencias son fáciles de consensuar en las agendas de los empleados, puesto que no implican un desplazamiento físico a la sala de reuniones y son accesibles vía móvil y ordenador.

Mejor seguimiento con clientes

Los clientes son cada vez más reacios a las reuniones presenciales tradicionales: largas y expositivas. Y, una vez celebrada la primera reunión o encuentro, suelen preferir métodos más ágiles, como una llamada. 

La videoconferencia es una buena alternativa para retomar el contacto de los cliente una vez se ha celebrado una primera reunión o encuentro puesto que permite establecer contacto visual y funcionalidades útiles, como compartir pantalla.

Indispensables para una reunión exitosa por videoconferencia

Las videoconferencias ofrecen ventajas claras frente a las reuniones presenciales siempre que se lleven a cabo de manera efectiva. Para liderar una reunión por videoconferencia de manera efectiva, se deberán tener en cuenta los siguientes parámetros y llevar a cabo las comprobaciones pertinentes.

Preparación para una reunión por videoconferencia

La fecha y hora

Establecer la fecha y hora de la videollamada con suficiente antelación en clave para asegurar la asistencia de todos los participantes. No existe una antelación ideal, sino que dependerá de la naturaleza de la reunión (por ejemplo, si es una reunión recurrente o de urgencia); de su duración estimada (si es de corta o larga duración) y del número de asistentes.

Nuestra recomendación es que se mande una convocatoria de reunión a los asistentes, se titule de manera clare y se sea transparente con la duración aproximada de la misma. Junto con la invitación o convocatoria a la reunión, también se recomienda enviar una agenda o una propuesta de puntos del día que servirá como guía a los asistentes y como estructura de la reunión.

La ropa

Aunque la reunión se lleve a cabo de manera virtual, se debe cuidar apariencia para que sea profesional y aseada, del mismo modo que si fuese una reunión presencial. Una apariencia descuidada podría poner en duda el compromiso o falta de profesionalidad del asistente.

El lugar

Una videollamada no se puede hacer desde cualquier sitio. Nuestra recomendación es que unos minutos antes de participar o liderar una videollamada se comprueben tres aspectos imprescindibles: la calidad del vídeo, la calidad del sonido y el fondo. 

Las herramientas

Hoy en día existen multitud de herramientas disponibles para llevar a cabo una reunión efectiva por videoconferencia (Skype, ZOOM, Gotomeeting, etc.). A la hora de elegir una de estas herramientas, se debe considerar el sistema operativo de los dispositivos en uso, el dispositivo desde el que se van a conectar (portátil o móvil) y su capacidad, el número de asistentes a la reunión y si se requieren funcionalidades concretas de la herramienta durante la videollamada (chat en tiempo real, compartir pantalla, etc.).

Opción poco costosa, práctica y efectiva

Hoy en día, las empresas se rigen cada vez más por estructuras horizontales y metodologías de trabajo colaborativas. Hasta la fecha, el tiempo ocupado en reuniones suponía una media de casi el 1/3 del tiempo del empleado y todo parece indicar que esta cifra irá en aumento. 

La videollamada se ha consolidado como una opción poco costosa, práctica y efectiva de conectar con los equipos o para reunir a corporaciones enteras, sin importar su localización física. 

A lo largo de los próximos años se espera que las reuniones virtuales se normalicen y pasen a formar parte de los flujos de comunicación interna, los planes de comunicación estratégica con stakeholders y pasen a formar parte en las fases de los procesos de selección y la dirección de proyectos a nivel global.

Berta Albet Ribera
Responsable Digital APD Zona Levante.
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