El teletrabajo sigue siendo una de las grandes cuentas pendientes en España. En noviembre de 2019 se publicaba una encuesta realizada meses antes por el principal portal de empleo en España, Infojobs. Según la misma solo un 20% de los empleados de nuestro país aseguraban poder teletrabajar.
Meses después, nos encontramos ante una situación bien distinta. Y es que la crisis del coronavirus y el confinamiento en casa han hecho que casi un 40% más de trabajadores pase a desempeñar su labor desde casa. Ahora, el resto pasa a manos de los empresarios españoles.
El encuentro en la oficina no va a desaparecer, pero sí que cambiará el tipo de encuentro. «La tecnología usada durante la pandemia existía ya de antes, realmente no se ha utilizado casi nada nuevo. Lo que se ha producido durante estos meses es un desarrollo de las habilidades digitales de las personas, además de un uso más intensivo de la tecnología, herramienta que ofrece la posibilidad de realizar actividades en remoto y de conectar a las personas desde casa o desde cualquier otro lugar», asegura Francisco Vázquez, Presidente de 3g Smart Group.
Porque… ¿Sabemos realmente liderar equipos a distancia?
Las medidas adoptadas para frenar el ritmo de contagio del coronavirus han obligado a que una gran cantidad de empresas cierren sus oficinas temporalmente. Y también a que sus empleados teletrabajen para poder seguir desarrollando su trabajo de manera segura y con la máxima normalidad posible.
Toca liderar en la distancia. Toca liderar en un entorno en el que las reuniones presenciales se sustituyen, ya a nivel nacional, por reuniones por videoconferencia.
Antes de hacer cambios en las dinámicas de trabajo hay que observar si la presencia física es crítica para el desarrollo de las funciones del empleado
Aunque algunas empresas ya habían implantado estas dinámicas mucho antes, ofreciendo a los trabajadores la opción de convertir su hogar en su lugar de trabajo, lo que los expertos llaman smart-working.
«Lo lógico es pensar que los mejores embajadores del cambio sean los mismos usuarios», señala el líder de la multinacional especializada en ofrecer soluciones integrales para lograr espacios adaptados al cliente. Para el experto, deben ser seleccionados aquellos que tengan una mayor influencia sobre el resto de la plantilla: «Aquellos que lleven algo más de tiempo, que sean conocidos y que realmente puedan ser líderes de opinión dentro de la organización».
Sin embargo, sigue siendo una inesperada novedad para los gestores de equipos. Por eso te damos algunas maneras de afrontarlo con éxito.
El trabajo a distancia es una opción viable y de fácil implantación para algunas empresas y para la mayoría de los empleados, pero no todos los trabajos son susceptibles de poder desempeñarse desde casa.
En este sentido, Sílvia Forés, Directora de RRHH de Baker McKenzie Barcelona, insiste en que un aspecto clave a tener en cuenta antes de hacer cambios en las dinámicas de trabajo es observar si la presencia física es crítica para el desarrollo de las funciones del empleado y, si no es así, valorar la necesidad de supervisar al trabajador.
Para poder llevar a cabo esta nueva normalidad en las formas de trabajo, es necesario contar con verdaderos agentes del cambio para así alcanzar modelos de espacio de trabajo más flexibles. «Lo primordial es la voluntad para conseguirlo», advierte Vázquez.
¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de gestionar con éxito un equipo que teletrabaja por primera vez?
Una vez tomada la decisión de teletrabajar, toca coordinarse. Es aquí donde cobra una especial importancia la capacidad de la figura del jefe. No solo para liderar proyectos en la distancia, sino para liderar equipos de trabajo.
Este cambio hará que necesariamente se ajuste la comunicación con el equipo, la manera de compartir archivos, de gestionar incidencias, etc. ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de gestionar con éxito un equipo que teletrabaja por primera vez?
Es fácil caer en el error de la vigilancia continua del equipo en vez de confiar en él, y en la responsabilidad individual de cada uno de los integrantes. Por eso es importante, trabajar la fiabilidad del equipo cuando teletrabajen. Que sientan que confías en ellos.
Para poder monitorizar el progreso de las tareas y el desempeño de los miembros del equipo, es importante consensuar métodos de medición consultables para todos. Una estrategia bastante efectiva es dividir las tareas como si de proyectos se tratasen. Nombrar a un responsable de la tarea y distinguir sus objetivos, siempre cuantificando quién, cuándo y cómo lo hace.
Otra forma de conocer el peso de trabajo y dificultad de cada tarea, es pedir al equipo que contabilice el tiempo que pasa en ellas. Para implementar este método de supervisión, debe aclararse que su fin es el de asegurar un reparto equitativo de la carga de trabajo y la optimización de los tiempos sin valor añadido.
Cuando se lideran equipos a distancia, hay que centrar las tareas y el tiempo desempeñado en cada una. Es una buena oportunidad para crear dinámicas de trabajo positivas entre el equipo, premiando la calidad de las tareas y la eficiencia frente a las horas trabajadas de más en el día.
¿La distancia es el olvido? No. Siempre y cuando pongas a disposición de todos herramientas de conexión y comunicación que faciliten la resolución de problemas y acorten los tiempos de respuesta. Si hablamos de equipos comerciales, es interesante contar con una herramienta de llamadas a distancia o videollamadas para mantener la comunicación con el equipo y poder hacer seguimiento de tus clientes.
Para tejer la confianza con el equipo desde el primer momento, es recomendable unificar y consensuar un horario de trabajo a distancia (tanto de entrada como de salida) y establecer pausas.
Si además es la primera vez que el equipo teletrabaja, no des por supuesto ningún tipo de información. Es la oportunidad de hacerles llegar la información necesaria: desde consejos posturales hasta cómo organizar los -caseros- espacios de trabajo.
Si el equipo está acostumbrado a trabajar en las oficinas, puede sentirse un poco abrumado con la nueva dinámica de trabajar a distancia. Una opción es coordinar mensajes positivos desde el departamento de Recursos Humanos para que no decaigan los ánimos durante el periodo de teletrabajo.
Es una buena oportunidad para recordar a todos los trabajadores hábitos de vida saludables que puedan hacerse desde casa: leer, practicar ejercicios de respiración, alimentación sana, consumo responsable de redes sociales…
Aunque puede resultar tentador, no hay que abrumar al equipo con demasiadas nuevas herramientas. Con seleccionar aquellas que sean imprescindibles para asegurar la comunicación y la continuación del trabajo con normalidad, será más que suficiente.
Todos generamos información nueva día a día. Para evitar la pérdida de información y contribuir al traspaso e conocimiento entre los miembros del equipo, lo mejor es trabajar en la nube. Dado que la inmensa mayoría de usuarios disponen de una cuenta de Gmail, trabajar a través de Google Drive pueden ser la solución que mejor se adapte. No obstante, hay muchos más servicios en la nube: Sage, Microsoft Teams, SAP, etc.
Trabajar vía email está bien pero, con el equipo teletrabajando, puede que en determinados momentos se necesite una comunicación más rápida. Hay algunas soluciones como Lync, Hagouts o Skype que permiten el intercambio rápido de comunicaciones a través de su opción de chat o llamada.
Durante una llamada se comentan tareas y se mencionan responsables de las mismas, pero muchas veces es difícil hacer seguimiento. Hay herramientas que permiten anotar tareas por integrante del equipo y día. Basecamp, Trello o Asana son algunas de ellas.
Lo mejor es ponérselo fácil. Ayudar a los empleados a cuantificar pidiéndoles a ellos mismos que monitoricen el tiempo aproximado que emplean en cada tarea. Si no están habituados a trabajar con este tipo de herramientas, lo mejor es que el coordinador de proyectos haga la prueba de monitorización en plataformas como Toggl durante 1-2 días y extraiga aprendizajes. Así, podrá mostrar el valor real de aplicarlas de cara a la optimización de tiempos y recursos.
Dependiendo de la naturaleza del negocio, hay que valorar la opción de habilitar canales adicionales para que los usuarios contacten con dudas y para que esta comunicación sea accesible y consultable por todo el equipo. Freshdesk es una opción popular, pero hay muchas más.
En definitiva, gracias a la nuevas tecnologías y herramientas, liderar equipos a distancia y mantenernos conectados con los miembros de la organización en tiempo real mientras se trabaja desde casa es posible.
Puede que esta revolución haya venido para quedarse, más ahora que ya conocemos las claves para gestionar el liderazgo a distancia con éxito.
