Cada vez más, el entorno exige al Responsable de Procesos que entiendan la necesidad de mejorar los mismos de una forma continua, pero también que descubran la interacción natural entre ellos y la manera en la que influyen en la motivación y el trabajo diario. Y es que el caos en una «cocina»… suele terminar en un mal «plato».
«Solamente tenemos que pensar en lo que nos pasa a nosotros mismos cuando ‘cocinamos’ sin una planificación y sin una coordinación entre las diferentes actividades que debemos de realizar, o entre las diferentes personas que participamos en la ‘cocina’. Los platos no salen en el tiempo esperado, su presencia no es uniforme y en muchas ocasiones el resultado esperado no permitirá conseguir la satisfacción de los comensales, ni de quienes tiene que ofrecer ese plato. Lo que nos pasa diariamente en nuestras organización es un claro paralelismo con lo que acabo de describir». Así opina Gema Granado, Consultora del Grupo PFS, Formadora y Facilitadora en Mejora de Procesos Empresariales.
Según Granado, el problema en las organizaciones «no es tanto que no conozcan sus procesos, sino que no conocen cómo interaccionan entre sí, cómo influyen los cambios de unos procesos en el resto de procesos de la organización, a quién o a quiénes tengo que tener en cuenta cuando quiero desarrollar mejoras en los mismos… Es tan importante el identificar los procesos de nuestra organización como sus interacciones, la forma en la que los vamos a controlar para hacer un buen seguimiento, etc.».
Un porcentaje muy importante de las organizaciones no tienen identificados los líderes de sus procesos de una forma clara
Y en la misma línea, añade la experta, «al igual que no están claramente identificados los procesos, un porcentaje muy importante de las organizaciones no tienen identificados los líderes de sus procesos de una forma clara, lo que implica que no tengamos definida la implicación de cada persona de la organización en los mismos, y además no se asuma con rigor su mejora continua, puesto que nadie se siente responsable».
Pero como todo en esta vida tiene solución, para este ámbito la metodología o las herramientas Lean se posiciones como verdaderas claves para la mejora continua de los procesos. Estas «nos puede ayudar desde el momento en que esta metodología de trabajo está pensada para poder hacer más con menos, mejorando productividad y eliminando todo aquello que no aporta valor, reduciendo por tanto tiempos, tareas y costes improductivos. Todo esto se realiza con técnicas sencillas que nos permiten analizar las causas de los problemas, con el fin de establecer soluciones muy orientadas a la realidad«, opina Gema Granado.
Desde el momento en el que tenemos claro lo que tenemos que hacer y cómo interacciona lo que hacemos con los demás, es mucho más fácil que las personas se sientan implicadas
Así pues, «desde el momento en el que tenemos claro lo que tenemos que hacer y cómo interacciona lo que hacemos con los demás, es mucho más fácil que las personas se sientan implicadas. Es también imprescindible que contemos con las personas de la organización para establecer las acciones que van a permitir esa mejora continua con la cual también es mucho más fácil sentirte motivado cuando participas en las definición de las mejoras que luego tienes que implantar. Como toda ‘dieta saludable’, requiere constancia y compromiso para que con el paso del tiempo se trasforme en nuestra forma de trabajar en la organización y veamos los resultados positivos», asegura Granado.
Pero en toda esta cuestión, uno de los elementos imprescindibles, según la experta, es la planificación junto con la estandarización de las tareas asociadas a cada proceso. En palabras de Granado, «estas nos permiten trabajar de una forma mucho más eficiente y eficaz, mejorando por tanto los procesos. Como ya comentamos anteriormente, conocer la interacción entre los diferentes procesos de la organización, es imprescindible para su mejora, el conocer esas interacciones, nos va a permitir trabajar en la mejora de la comunicación entre los procesos y las personas que intervienen en los mismos, puesto que cuando tengo claro mi trabajo a quien influye, establezco la comunicación necesaria para remar todos en una misma dirección».
