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¿Cómo mejorar la gestión de una empresa con la ayuda de Business Intelligence?

Para que una empresa pueda realizar un proceso de toma de decisiones óptimo y correcto, la dirección y en especial el departamento financiero debe obtener, analizar, simplificar y compartir la información corporativa. Además, este proceso debe optimizarse al máximo manteniendo siempre la calidad de la información.

Con la cantidad de información que se genera dentro y fuera de la empresa, junto con el aumento de las fuentes de información de las que disponemos, hace que ya no sea suficiente una gestión tradicional repleta de excels vinculados entre sí, sino que se precise una herramienta más potente para la gestión de los datos.

Ya no es suficiente una gestión tradicional repleta de excels vinculados entre sí, sino que se precisa una herramienta más potente para la gestión de los datos

Las herramientas de Business Intelligence permiten esa gestión de datos masivos de diferentes fuentes, por lo que generan un impacto importante en la mejora de procesos en la toma de decisiones, así como en el seguimiento y control de los indicadores de negocio.

Las empresas medianas, si no lo han hecho ya, tendrán que enfrentarse antes o después a un proyecto de Business Intelligence dentro de su proceso de digitalización, para permitir una dirección con información puntual y de calidad.

¿Cómo ayudan las herramientas de Business Intelligence?

Tener una herramienta de BI permite optimizar el proceso de la toma de decisiones centrando el esfuerzo en el análisis de los datos y no tanto en la generación de la información. Esta herramienta aglutina la información de diferentes programas informáticos (contabilidad, nóminas, CRM, almacén, producción, etc.), centralizándolo todo en cuadros de mando.

Ventajas del Business Intelligence

Son muchas las ventajas que permiten agilizar el proceso de toma de decisiones con el uso del BI:

  • Permite que la información esté accesible en el momento necesario desde cualquier dispositivo.
  • Analiza e interactúa una cantidad masiva de datos.
  • Calcula automáticamente medidas/indicadores/KPIs compuestos de varios datos actualmente inaccesibles.
  • Permite realizar proyecciones, estimaciones y simulación de varios escenarios.
  • Identifica patrones y crea modelos automatizados y escalables.
  • Permite elaborar listados de control y realiza comprobaciones automáticas.
  • Ayuda a generar cuadros de mando e informes específicos.
  • Permite crear atractivas visualizaciones interactivas.

3 requisitos y 7 pasos a seguir para la integración de herramientas de Business Intelligence

Los 3 requisitos para poder llevar a cabo un proceso de digitalización incorporando una herramienta de BI son tres: seleccionar la herramienta, limpiar los datos y disponer del equipo adecuado.

1. Herramienta:

Selección de la herramienta de BI que más se adapte a las necesidades de la empresa

2. Datos:

Asegurarse que los datos estén limpios, sean claros, consistentes y exactos. El almacenamiento del los datos y el acceso a los mismos son tan importantes como su análisis

3. Equipo:

Contar con un equipo compuesto por una persona experta en tratamiento de datos, un usuario de negocios y un asesor estratégico, para que aporten los conocimientos y habilidades necesrias.

Una vez seleccionada la herramienta, son varios los 7 pasos que se deben seguir para su integración en la empresa:

  • plantear los objetivos de negocio,
  • recopilar los datos e identificar las fuentes de información,
  • convertir los datos en información,
  • analizar la información,
  • validar los indicadores (KPIs) construidos,
  • generar gráficos y cuadros de mando que respondan a los objetivos planteados
  • y automatizar la entrega de resultados.

Los errores a evitar en Business Intelligence

Implementar un proyecto de BI en una empresa no generará los resultados esperados si no se aplica bien desde el inicio. Así, son varios los errores que se deben evitar:

  • No establecer una estrategia de BI clara: conocer de antemano las preguntas de negocio que debemos responder.
  • No implicar a los usuarios finales: sin la aceptación de las personas implicadas no se llegará a aprovechar el potencial de BI, por lo que es importante un plan de implantación y una adecuada formación.

Sin la aceptación de las personas implicadas no se llegará a aprovechar el potencial de BI, por lo que es importante un plan de implantación y una adecuada formación

  • No prestar atención al dato: los beneficios generados por BI no se manifestarán si los datos que se analizan están desactualizados, son inexactos o inconsistentes.
  • No elegir adecuadamente al equipo que ayude en todo el proceso de estrategia, implantación y generación de información. Es preferible subcontratar a perfiles con experiencia previa en BI que domine el manejo y el funcionamiento de la herramienta.

Implantar una solución de BI, cuestión de tiempo

El tiempo para implementar una solución de BI varía en función del nivel de digitalización de la empresa (si se dispone de un ERP, qué herramientas informáticas se utilicen, etc.), de su tamaño y del equipo de profesionales que lleven a cabo el proceso.

Desde la planificación hasta la implementación, las empresas medianas tardan alrededor de tres meses, y suele implicar a dos empleados, que pueden ser internos (personal de la organización) o un equipo subcontratado, lo más habitual.

Para las empresas más grandes, el CFO debe planificar hasta un año desde la concepción hasta la implementación, y contar con un equipo de seis a ocho personas, entre personal interno y consultores externos.

Beneficios de las Herramientas de Business Intelligence

La implantación de estos sistemas, a pesar de ser algo complejos y ciertamente costosos, genera numerosos beneficios y de gran valor para la empresa:

1. Aumenta las ventas:

Analizar los datos masivos de los clientes permite adecuar los productos y servicios a sus necesidades.

2. Identifica patrones de comportamiento de los clientes

Permite segmentar mejor a los clientes y estudiar su comportamiento, con el fin de elaborar campañas publicitarias más personalizadas con una mayor ratio de conversión.

3. Reduce gastos

Analizando por ejemplo la evolución de ventas por franja horaria se puede determinar el personal necesario en todo momento.

4. Optimiza la gestión del almacén

Permite un rediseño mucho más eficaz y rentable de todo el proceso logístico y de almacenamiento.

5. Mejora la determinación de precios

Ayuda a establecer políticas de precios teniendo en cuenta la estacionalidad histórica, analizando la demanda en tiempo real y monitorizando los precios de la competencia.

6. Acelera el tiempo de análisis

Se destina menos tiempo en la elaboración de información y más en el análisis.

7. Ayuda a establecer metas realistas

La comparación de las ventas actuales con las históricas y con la evolución de competidores, contribuye a establecer objetivos específicos, mesurables y alcanzables.

8. Mejora los procesos operativos detectando ineficiencias y/o puntos de mejora

El hecho de disponer de la información necesaria en el momento preciso y de forma centralizada para todas las áreas de la empresa (financiero, comercial, marketing, postventa, producción, logística, recursos humanos, etc.) sin duda hace mejorar el proceso de toma de decisiones.

Disponer de la información necesaria en el momento preciso y de forma centralizada para todas las áreas de la empresa hace mejorar el proceso de toma de decisiones

A pesar de que conlleva un esfuerzo inicial para las empresas, la recompensa y los beneficios son mucho mayores, y a largo plazo cubren y superan la inversión inicial, haciendo el trabajo más fácil, rápido, accesible y organizado.

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