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Herramientas para controlar el registro de horas

El 8 de marzo de 2019, con la publicación del Real Decreto Ley sobre medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral, nace la incógnita sobre cómo aplicar el registro de horas en la jornada laboral.

¿Cómo me afecta a mí como trabajador? ¿Y cómo empresa? ¿Cómo inicio un plan de acción y qué herramientas puedo implantar en mi organización? Son algunos de los interrogantes que circulan y cuya respuesta se desconoce desde la entrada en vigor de la nueva ley el pasado 12 de mayo.

¿Qué es el registro de horas y para qué sirve?

El registro diario de jornada laboral consiste en el control diario del horario concreto de inicio y finalización de la jornada. Desde este momento, la autoridad laboral puede exigir informes de cumplimiento del registro, aunque no impone sanciones a aquellas organizaciones que estén en fase de implantación.

Los objetivos que persigue la normativa son:

  • Garantizar el cumplimiento de la jornada laboral.
  • Poner a disposición de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social un sistema de control horario que sirva para solventar problemas relacionados con la jornada y los salarios.
  • Controlar las horas extra no pagadas y los periódos de trabajo que no están bien definidos.
  • Llevar un control del absentismo laboral.

3 Formas de llevar a cabo el control horario

Son muchas las empresas de software que han proliferado estos últimos meses y que han lanzado soluciones al mercado para aplicar el registro horario y poder llevar a cabo un control. Algunas medidas son rudimentarias y otras totalmente basadas en aplicaciones tecnológicas.

1. Soluciones informáticas:

Van dirigidas a personas que trabajan delante de un ordenador o tienen un Smartphone con la app de fichaje instalada. Hay un registro con la hora de entrada y la hora de salida mediante un código. Esto permite sacar informes y ver la duración de las jornadas laborales por cada profesional.

2. Soluciones biométricas o de proximidad:

Dirigidas a profesionales que acuden diariamente a la oficina y su jornada es presencial a tiempo completo. Se trata de un hardware cuyo funcionamiento está basado en un lector de huellas para que los trabajadores marquen su hora de entrada y de salida de las instalaciones. El uso de la huella garantiza que un empleado no realice el fichaje por otra persona. La gran ventaja de esta solución es su coste, que se estima irá decreciendo a medida que aumente la plantilla de empleados. Y su mayor desventaja es que no ofrece cobertura para aquellas personas que teletrabajan.

3. Hojas de cálculo con firma:

La solución más rudimentaria. Se trata de un procedimiento totalmente manual que puede caer en desuso muy rápidamente debido a la era digital en la que estamos inmersos y en la que se vaticina que el papel dejará de tener utilidad muy pronto. Este sistema puede resultar útil para empresas muy pequeñas y aquellas que se encuentren en fase de implantación , pero se trata sin duda, de un proceso burocrático con mucha adenda de trabajo para el departamento de recursos humanos, que debe recabar la información, elaborar los informes del registro y filtrar aquellas malas prácticas.

Herramientas para controlar el registro de horas

¿Cómo almacenar los datos recabados y durante cuánto tiempo?

El control de las horas trabajadas en una empresa permanecerá a disposición de los empleados, de sus representantes legales, de los empresarios y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de forma que sean accesibles.

El tratamiento de estos datos supone la adopción de medidas de seguridad para cumplir con el nuevo reglamento de la LOPD. Debemos garantizar la privacidad y proteger los datos de aquellas personas que no estén autorizadas a tratarlos y por ello el tiempo de almacenaje debe ser limitado.

Se suprimirán los datos de forma automática cuando se cumpla un periodo de tiempo determinado y además los responsables del tratamiento de los datos deberán seguir  protocolos exigentes que garanticen que son utilizados para el fin por el que fueron recogidos.

Excepciones en el control de horas trabajadas

Es importante conocer que la ley también establece una serie de excepciones:

  • Relaciones de carácter especial. Personal de alta Dirección, trabajadores domésticos, encarcelados en instituciones penitenciarias, deportistas profesionales, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo y artistas en espectáculos públicos.
  • Régimen específico sobre el registro de la jornada. Trabajadores a tiempo parcial, trabajadores dedicados al transporte por carretera, trabajadores de la marina mercante y trabajadores dedicados al transporte ferroviario.
  • Autónomos y asociados a cooperativas.

La obligación del registro de horas ha generado mucha controversia y desconfianza por parte de los empleados y de los empresarios que no conocen con certeza los plazos, las sanciones y las excepciones según los contratos laborales. Más allá de los revuelos en torno a la aprobación de nuevas leyes, desde los departamentos de Recursos Humanos ya se identifican beneficios para el empleado y para la empresa.

El registro de horas ayuda al trabajador a ser consciente del tiempo que emplea en el trabajo y conocer su productividad. Para la empresa se reduce el absentismo laboral, sobre todo el no justificado, y se conocen las horas extras de cada empleado, de las cuales se pueden extraer datos para elaborar informes y tomar decisiones. ¿Y para el trabajador? El debate continúa.

Aurora Laporta
Responsable Digital para APD Centro.
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