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¿Qué son los Applicant Tracking Systems (ATS)?

El término Applicant Tracking Systems (ATS) se utiliza para hacer referencia a los sistemas de seguimiento de candidatos, normalmente para departamentos de recursos humanos. Consisten en sistemas digitales cuya finalidad fundamental es ejecutar automáticamente los procesos de selección. Organizaciones de todo el mundo reciben miles de solicitudes para cada nueva oferta de empleo y, para hacerlo de forma óptima, utilizan este tipo de sistemas.

Cómo funcionan los ATS

Lo más habitual es que estos sistemas de seguimiento de candidatos se basen en el uso de palabras clave. Es el principal método para establecer la correspondencia entre el currículum de los candidatos y las necesidades del puesto de trabajo que se ofrece. Dichas palabras clave deben estar específicamente relacionadas con las características de la oferta de trabajo. Dicho método sirve para que el sistema digital establezca un método de clasificación. Se comparan las funciones que definen el empleo con la información ofrecida en el currículum de cada candidato.

Organizaciones de todo el mundo reciben miles de solicitudes para cada nueva oferta de empleo y, para hacerlo de forma óptima, utilizan este tipo de sistemas

Los sistemas ATS desempeñan sus funciones de modo similar a los buscadores de Internet. Sus algoritmos basan los resultados ofrecidos en la cantidad de veces que se repite cierta palabra clave. También existen sistemas que se dedican a realizar análisis sintácticos y semánticos. Se pueden analizar las palabras clave repetidas y cualesquiera otros términos que tengan relación con las especificaciones de la oferta de trabajo.

Ventajas de integrar un ATS en una empresa

Es un hecho que las tareas de selección de personal no dejan de hacerse más complejas debido a diversos factores: la importancia de determinar quién accede a un puesto a la empresa, el uso de las nuevas tecnologías y el aumento de la cantidad de candidatos con altos niveles de formación muy específica. Las herramientas ATS son prácticamente imprescindibles para el desempeño de los procesos de selección de un manera óptima y sencilla.

Las herramientas del tipo ATS pueden servir para:

  • Detectar nuevas necesidades para los puestos de trabajo.
  • Gestionar diversas tareas relacionadas con los procesos de selección.
  • Llevar a cabo entrevistas en línea.
  • Gestionar la base de datos de candidatos de manera rápida y práctica.

¿Qué son los Applicant Tracking Systems (ATS)? 2

Información integrada en un mismo lugar

Los ATS pueden almacenar toda la información que necesita manejar una organización en una misma interfaz. Se elimina todo ese tiempo que tradicionalmente se perdía en:

  • Clasificar los currículos recibidos en papel.
  • El manejo de cartas de presentación.
  • Redactar notas sobre las entrevistas a los candidatos.

Tener todos los datos en el mismo lugar pone mucho más fáciles todas las tareas, ya que:

  1. La búsqueda de la información necesaria se realiza de forma instantánea.
  2. Hay disponibilidad absoluta de los datos de todos los candidatos y del estado de cada proceso de selección.

El departamento de RR.HH. podrá acceder siempre a dicha base de datos. Así no habrá necesidad de solicitarla a través de mensajes, envíos o duplicados de las consultas. Todos esos procesos ralentizan la selección de personal.

Ahorro de tiempo

Lo más habitual es que un proceso de selección tenga condición fundamental de urgencia. Puede no ser el caso:porque el proceso esté dedicado a vacantes de tipo estratégico o con vistas al futuro. A pesar de todo, es beneficioso para una organización acortarlos todo lo posible en el tiempo.

Una herramienta ATS proporciona toda la información recabada de los candidatos en un sistema de acceso rápido:

  1. Proporciona las herramientas de filtrado para que la selección sea más ágil.
  2. Permite una identificación del candidato ideal mucho más rápida.
  3. Los procesos tienden a automatizarse.
  4. Se evitan pérdidas de tiempo en tareas que antes se realizaban de forma manual y que requerían dedicarles mucho tiempo

Los sistemas ATS desempeñan sus funciones de modo similar a los buscadores de Internet. Sus algoritmos basan los resultados ofrecidos en la cantidad de veces que se repite cierta palabra

Como ejemplos de esto último tenemos:

  • La redacción de respuestas personalizadas a los candidatos que participan en la selección.
  • Realizar la identificación de perfiles idóneos.
  • Realizar pequeñas consultas necesarias para avanzar en el proceso.

Reducción de costes

Uno de los principales objetivos de toda empresa es reducir gastos en todos los aspectos. En esta línea, las herramientas para la selección de personal pueden llevar a cabo cierta clase de procesos normalmente externalizados. El tiempo de contratación para las vacantes también se reduce considerablemente, lo que hace que la contratación sea siempre más rentable. Además:

  • El sistema diseñará una base de datos propia con todos los candidatos para cada puesto de trabajo.
  • La empresa se hace mucho más independiente respecto a plataformas de selección de personal.
  • Se elimina la mayoría de los gastos de impresión, al tiempo que se agilizan todos los procesos de trasvase de información.
  • Se fomenta con todo ello la capacidad productiva de la organización.

Las contrataciones son de mayor calidad

Recurrir a ATS para la selección de candidatos permite:

  • Detectar aquellos perfiles que reúnen los conocimientos, habilidades y experiencia más idóneos para el puesto vacante.
  • Filtrar los candidatos que reúnen más y mejores condiciones de contratación.
  • Optimizar las entrevistas, ya sean presenciales o por videoconferencia.

Las demás herramientas digitales ponen muy fácil el seguimiento de los procesos definitivos de selección. Gracias a todo ello es mucho más probable realizar contrataciones de calidad y el reclutamiento de nuevos empleados aporta valor a la empresa. En estas circunstancias, la relación laboral se distingue tanto por eficacia como por durabilidad.

Mejora de la experiencia del candidato

Las herramientas digitales de selección de personal proporcionan a la empresa:

  • Las vías necesarias para comunicarse con los candidatos.
  • La posibilidad de diseñar plantillas que se pueden personalizar.
  • Poner en marcha consultas de manera rápida y sencilla.
  • Contar con los datos de un candidato para futuras candidaturas.

Todo ello favorece la experiencia desde el punto de vista del candidato, que sabe que la empresa ya cuenta con su información. Mientras, la organización ahorra tiempo y costes.

Cumplimiento con el RGPD

Las herramientas del tipo ATS se producen desde el diseño para adecuarse al nuevo Reglamento General de Protección de Datos a nivel europeo:

  • Proporcionando seguridad.
  • Respetando las leyes de privacidad.
  • Manteniendo un alto nivel de confianza.

Recurrir a la implantación de los ATS es la forma más rápida, segura y sencilla de diseñar procesos de selección. De esta forma, la contratación de la persona ideal para un puesto de trabajo será mucho más fiable.

Redacción APD
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