Todas las empresas almacenan datos de vital importancia en sus ordenadores, servidores o teléfonos. Y mantener la seguridad de esa información en el momento de renovar o deshacerse de la tecnología es crucial. ¿Cómo borrar archivos de forma segura?
Y es que, en caso de no hacer un proceso seguro de eliminación, no solo existe el riesgo de que alguien pueda recuperar información y utilizarla indebidamente. También hay que tener en cuenta que si una empresa incurre en infracciones en el momento de eliminar datos puede enfrentarse a multas millonarias y a daños en la reputación corporativa que serán difíciles de reparar.
Es por ese motivo que el proceso de eliminación o sustitución de activos tecnológicos así como de borrado de archivos es uno de los pasos más importantes es la de la correcta y segura destrucción de los datos, ya sea a través de soluciones de software o triturando el dispositivo y el disco duro asociado.
Las organizaciones gastan sumas muy importantes para proteger sus datos, implementando mecanismos de defensa tanto de hardware como de software. Pero la protección de esos datos no debe detenerse cuando los equipos se renuevan, se desmantelan o se sustituyen. Es más, es precisamente en esta etapa de reemplazo o destrucción de activos tecnológicos en la que los datos de la organización son más vulnerables. Y es importante saber cómo borrar archivos de forma segura.
Hoy en día los datos constituyen uno de los activos más importantes con los que cuentan las empresas, y es por lo tanto imprescindible implementar todas las medidas necesarias para que se preserve su confidencialidad e integridad. Por eso las medidas de seguridad deben llegar hasta el momento de desechar los dispositivos tecnológicos, ya que es necesario asegurarse que la información que contienen los aparatos no se puede recuperar. En este caso, la mejor opción es la destrucción física del dispositivo a través de la destrucción manual, o por especialistas en destrucción certificada de información.
En el momento de sustituir o eliminar los aparatos tecnológicos es cuando los datos de la empresa son más vulnerables
Pero la correcta eliminación de datos no es solamente una cuestión de seguridad. Ya existen normativas que establecen los procedimientos que hay que seguir para la eliminación definitiva de datos digitales ubicados en dispositivos tecnológicos. El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) requiere que las organizaciones se aseguren de que todos los datos se destruyan de forma segura durante la etapa de eliminación de activos tecnológicos. Y en caso de incurrir en infracciones las empresas podrían recibir una multa significativa de hasta 20 millones de euros o del 4% de la facturación global anual, lo que sea mayor.
Como aseguran los expertos de CSI Renting: “Trabajar con un especialista de ITAD para deshacerse de estos activos ayuda a minimizar el riesgo asociado a las violaciones de datos en los activos retirados. Pero no sólo hay que tener en cuenta las regulaciones relativas a la protección de datos, sino que también entran en juego las normativas medioambientales. Cada organización tiene la responsabilidad de asegurar que el equipo que posee se reutiliza o recicla correctamente”.
En un momento en el que la tecnología evoluciona constantemente las empresas se ven obligadas a renovar de forma frecuente sus activos tecnológicos para poder estar siempre actualizadas y mantener la competitividad. Es por eso que, además de procesos de borrado de datos, también es muy habitual que las organizaciones decidan deshacerse de los aparatos tecnológicos que contenían esos datos para renovarlos con tecnologías de nueva generación.
En este caso, hay que tener en cuenta las normativas sobre residuos electrónicos, ya que el e-waste se ha convertido en un problema para la sostenibilidad, y no para de crecer. Se impone, pues, la necesidad de reutilizar los activos tecnológicos para que todos los materiales de los que están hechos (plásticos, metálicos o eléctricos) puedan ser reutilizados para la producción de otros aparatos.
Y para asegurar que se hace de forma correcta, ya se han aprobado a nivel europeo normativas relacionadas con los desechos electrónicos que aseguran que estos se renuevan de forma segura.
Así, más allá del proceso de borrar archivos de forma segura, el reciclaje electrónico requiere una gran logística de recogida, transporte, clasificación o almacenamiento de los residuos tecnológicos, y por eso es cada vez más frecuente que las compañías cuenten con un proveedor que se encargue de todo el proceso de renovación de aparatos tecnológicos.
En este aspecto, los expertos de CSI, disponer de un programa responsable de eliminación de activos tecnológicos tiene 4 grandes beneficios:
En definitiva, en el momento de renovar la tecnología de una empresa y enfrentarse al proceso de borrar archivos de forma segura, se presentan dos grandes retos:
Es esta necesidad de garantizar la seguridad de la información de la empresa y la aparición de nuevas normativas en relación a la seguridad y a los procesos de reciclaje del e-waste que hacen que cada vez más las compañías opten por disponer de proveedores que les ofrezcan ayuda especializada en la gestión de los desechos tecnológicos y la eliminación de los datos que contienen.
