A todo el mundo le gusta comunicar buenas noticias y no hay personal de recursos humanos que rehúse contratar a un trabajador. Sin embargo, la cosa cambia cuando la decisión es la contraria y de lo que se trata es de despedir a un empleado: parece que no existe el momento adecuado para trasladar esta información al implicado. A muchos les falta la firmeza suficiente como para dar por terminado el proceso profesional en la compañía y les resulta complicado saber cómo despedir a un trabajador.
“Despedir es la tarea más difícil que deben hacer nuestros líderes”, reconoce Dick Grote, consultor de gestión empresarial en Tejas –Estados Unidos– y autor de How to Be Good at Performance Appraisals. Tal y como este experto explica en un artículo publicado en la Harvard Business Review, “incluso cuando la justificación está clara resulta duro decirle a alguien que ya no recibirá un sueldo y que cuando se despierte por la mañana no tendrá a dónde ir”.
Incluso cuando la justificación está clara resulta duro decirle a alguien que ya no recibirá un sueldo y que cuando se despierte por la mañana no tendrá a dónde ir
Y es que, aunque los despidos forman parte de la forma de trabajar de las empresas, saber comunicar con respeto estas noticias non gratas a los empleados resulta fundamental para hacer el menor daño posible a la persona sin lastrar la estrategia de la compañía.
A continuación te damos 5 consejos para saber cómo despedir a un empleado de la mejor forma posible teniendo en cuenta la situación:
El despido de un empleado puede resultar un trance difícil de superar aunque haya motivos que lo respalden: recorte de personal, incurrimiento en falta grave por parte del trabajador, baja productividad y rendimiento, absentismo laboral, etc. Sin embargo, estos casos pueden interpretarse como una buena oportunidad para mejorar en la empresa: al despedir a la persona que no está cumpliendo con sus responsabilidades y metas se podrá contratar a otra que sí esté a la altura de lo que se le pide.
Puesto que el empleado a despedir no rinde todo lo que debiera, se supone que su trabajo estará siendo realizado por el resto de sus compañeros. De ahí que sea lógico pensar en el bien común si todavía flaquean las fuerzas cuando llega la hora de comunicar la mala noticia.
Tal y como comenta Grote, los miembros del equipo son “los que tapan los agujeros y quizás trabajen más horas debido a la incapacidad de la persona [a la que necesita despedir] de hacer correctamente su trabajo”.
Siempre con el máximo respeto hacia el empleado, la determinación de su despido debe contar con bases documentadas sobre las que poder justificar su expulsión de la empresa. El departamento de Recursos Humanos puede ayudar en esta tarea y asesorará sobre cuál es la mejor manera de actuar.
Lo ideal es que el despido sea el último paso del proceso. Antes debería llevarse a cabo una evaluación del desempeño del empleado y habría que organizar sesiones con él en las que explicara el motivo de su falta de motivación, su bajada en el rendimiento o sus razones ante las impuntualidades que hayan podido registrarse.
Por parte de los jefes, también conviene enviar correos electrónicos que expliquen de manera inequívoca los motivos del descontento. Por ejemplo: “Has llegado tarde dos veces esta semana. Los objetivos y los resultados del equipo se ven comprometidos con estas actitudes. Por favor, soluciona estos retrasos o tendremos que tomar acciones disciplinarias”. Para aportar positividad a la comunicación, se puede terminar el mensaje con un “eres un empleado leal y contamos contigo”.
Si después de todos los intentos por arreglar la situación no se consigue mejorar, habrá llegado el momento del despido y convendrá tener guardada toda la documentación que se haya ido generando.
Lo incómodo de la situación incita a dar vueltas sobre lo que se va a contar a continuación. Sin embargo, lo más recomendable es ser claro y directo. No hace falta decir la típica frase “está usted despedido”, pero el experto citado por la Harvard Business Review sí recomienda empezar la conversación exponiendo la causa que la ha motivado.
“Hazlo breve, rápido y claro”, aconseja Jorg Stegemann, CEO de la empresa Kennedy Executive Search dedicada al asesoramiento en el reclutamiento de directivos. Según el director de esta compañía, se deben evitar frases como “sabes que no ha sido fácil para todos nosotros”, ya que podrían despistar a la persona que tenemos delante haciéndole dudar de qué es exactamente lo que se le está diciendo.
Deja que te acompañe a tu mesa para recoger tus cosas y nos iremos de la oficina los dos juntos como un día normal
Por el contrario, Stegemann anima a empezar el discurso de manera tajante y propone esta fórmula de tan solo seis palabras: “Lamentándolo mucho, [nombre del empleado a despedir], tengo que despedirte”. Esta frase no deja margen a interpretaciones alejadas de la realidad. Después, recomienda dejar una pausa de algunos segundos para que el empleado asuma lo que se le ha comunicado y entonces explicar el motivo de su despido.
Los expertos sugieren que algún representante de RRHH acuda a la reunión en la que se comunique la noticia porque, además de ser útil a nivel legal disponer de un testigo, también facilita el hilo de una conversación a priori nada agradable.
A veces, los encargados de despedir a los trabajadores no conocen las circunstancias personales por las que está atravesando el empleado del que se quiere prescindir. Puesto que un despido no es algo cómodo para ninguna de las partes, ponerse en la piel del otro ayuda a manejar la situación con empatía y respeto evitando hacer del diálogo un intercambio de afilados cuchillos que no se han sacado a relucir con anterioridad.
Se debe prestar atención a la manera de expresarse y a que se comunica. Tal y como explica Robert Sutton, autor del libro ‘Good Boss, Bad Boss’ y profesor de Ciencias de la Gestión de la Universidad de Stanford de California, “es importante ayudar a las personas a entender por qué el despido es necesario y justificable (para la empresa) y no se trata únicamente de la acción de un jefe loco”.
Jodi Glickman, fundadora de la agencia de consultoría Great on the Job, propone empatizar con la persona que está al otro lado de la mesa: “Si realmente cree que alguien es un buena persona, con talento y habilidades útiles en alguna otra parte, dígale que estará encantado de proporcionarle una carta de recomendación u ofrézcase a hacer las presentaciones”, dice Glickman.
Organiza sesiones con él en las que explicara el motivo de su falta de motivación, su bajada en el rendimiento o sus razones ante las impuntualidades
Hay quien da un paso más allá en la empatía y, como Grote, anima a tomar el último día de oficina como algo a compartir. “Deja que te acompañe a tu mesa para recoger tus cosas y nos iremos de la oficina los dos juntos como un día normal” es la frase sugerida por este experto aunque, para muchos, quizá pueda resultar más incómoda que facilitadora de la situación.
Una vez que se ha dado el paso de despedir a un empleado y se ha informado al propio implicado es hora de comunicar la nueva situación al resto de la compañía. En este punto, al igual que en el resto del proceso, se deben evitar los titubeos y se ha de ser muy claro en el mensaje.
Conviene ser transparente estableciendo las causas del despido para que el resto del equipo sea consciente de cuáles son los errores que no hay que cometer, siempre teniendo en mente el respeto por la persona que abandona la empresa y sin ningún tipo de humillación hacia ella.
Despedir a alguien debe de estar justificado, puede deberse a diversos motivos, desde una bajada del rendimiento o el inclumplimiento del contrato hasta por motivos relacionados con la propia empresa como una nueva orientación comercial. Pero, siempre debe de haber una justificación.
Junto con la justificación debe haber un proceso de despido, habrá que planificarlo y organizarlo junto con el departamento de recursos humanos. Preparar la documentación necesaria y notificar al trabajador. Este último paso habrá que realizarlo a través de una reunión con el empleado y por escrito.
Es necesario que quede constancia de la notificación, por lo que, es recomendable que en la reunión estén presentes dos miembros de la empresa. Además, se deben cumplir los plazos establecidos por ley y en la notificación deben constar los motivos de despido y los aspectos legales a los que se acoge la empresa para proceder al despido.
Es muy importante recordar que, además de cumplir los requisitos legales de despido, es necesario ser empático y tratar al empleado con profesionalidad y tacto. Escucharle e intentar que el despido sea lo más llevadero posible.
