La colaboración es una parte fundamental del trabajo en equipo. Con la llegada del teletrabajo a gran parte de las organizaciones durante la pandemia, las herramientas colaborativas se han multiplicado y son múltiples sus ventajas para favorecer la distribución de tareas. Agilizar y simplificar el proceso de colaboración ayuda a establecer prioridades y deja espacio para el trabajo creativo. A continuación, vamos a ver algunos ejemplos de herramientas colaborativas, algunas de ellas gratuitas, que permiten gestionar equipos y organizar el trabajo de un modo más eficiente.
Las herramientas colaborativas son plataformas o aplicaciones que fomentan la conectividad y el trabajo en equipo. Su funcionamiento pasa por un modelo de almacenamiento en la nube, lo cual permite a los trabajadores centralizar la información e interactuar en un mismo canal.
El objetivo de estas plataformas pasa por mejorar la productividad, planificar, ejecutar, controlar y analizar las diferentes tareas de un proyecto. Además favorecen el intercambio de recursos, la comunicación y la cooperación, manteniendo la información actualizada y mejorando el rendimiento laboral. Las herramientas colaborativas están en auge, más aún si se tiene en cuenta el impacto del teletrabajo y la implementación de formas de trabajo asíncrono y jornadas más flexibles, distintas a los modelos de trabajo que hemos venido conociendo.
Agilizar y simplificar el proceso de colaboración ayudará a establecer prioridades y dejar espacio para el trabajo creativo.
Hace unos años las herramientas colaborativas eran, fundamentalmente, el correo electrónico y los servicios de mensajería. Sin embargo, el auge del teletrabajo ha impulsado la llegada de nuevos modelos de empresa e información alojada en la nube, que requieren nuevas prácticas, herramientas y métodos de trabajo.
Adoptar medidas que optimicen el trabajo en conjunto y apostar por una cultura colaborativa en la empresa repercute positivamente en la productividad. Asimismo, gracias a la intercomunicación en tiempo real de los equipos, también mejora la comunicación con el cliente y resolución de dudas. En este sentido, podríamos resumir las ventajas de las herramientas colaborativas así:
Encontrar las plataformas colaborativas adecuadas para el tipo de trabajo que estamos realizando será el primer paso para un óptimo funcionamiento de los equipos. Un espacio de gestión de tareas, calendarios compartidos con las diferentes convocatorias, plazos de entrega…son solo algunos ejemplos de la importancia de que la información fluya.
Para todo ello existen diferentes ejemplos herramientas colaborativas, que ayudarán a poner en orden las diferentes necesidades. La coordinación y comunicación de los equipos son dos de los pilares fundamentales en la implementación de entornos de teletrabajo. ¿Cuáles son las herramientas disponibles? Veamos algunos tipos.
Google ofrece un paquete de aplicaciones con varias herramientas de colaboración tales como Gmail, Docs o Google Drive. Todas ellas están disponibles, en su versión gratuita, para los usuarios particulares. Si bien, diferentes organizaciones cuentan con una versión ampliada con más servicios como: correo electrónico profesional, más espacio de almacenamiento y atención al cliente. Los servicios colaborativos de Google se reparten de la siguiente forma:
Slack es una herramienta de comunicación que facilita el contacto con el resto del equipo de proyecto. Muy útil para dirigir a un equipo de personas en remoto. Esta plataforma colaborativa reduce el número de emails y reuniones físicas, ayudando también a optimizar recursos, tiempo y productividad.
Aplicación de gestión de proyectos para compartir listas. En ella se pueden incluir las diferentes tareas, categorizar el texto, imágenes, dibujos…La disposición de la información es muy visual, además de poder distribuirse por grupos de tareas y responsables. Importante tener en cuenta que se trata de una plataforma colaborativa gratuita.
Asana es un software de gestión de proyectos enfocado en planificar y gestionar el trabajo de una forma más eficiente. Es una herramienta que trabaja en diferentes líneas:
Entre los ejemplos de herramientas colaborativas también destacan las que están relacionadas con la gestión de imágenes. En este caso, Figma es un claro referente. Se trata de un programa de edición gráfica que se utiliza, principalmente, para el diseño digital: diseño de páginas web e interfaces de aplicaciones.
Figma ofrece amplias posibilidades como el diseño de páginas web e interfaces de aplicaciones, creación de publicaciones para redes o crear presentaciones. El hecho de que sea una plataforma colaborativa es lo que la hace diferencial. Supone que los diseñadores gráficos empiecen la creación de un diseño y que, desde el inicio, los desarrolladores y copywriters ya estén involucrados en el mismo.
TeamViewer se basa en la implementación de diversas funcionalidades relacionadas con el control remoto. Permite dar acceso a un equipo o conectarse a otro, con autorización del usuario. Funciona también como plataforma para la realización de conferencias en línea. Por lo que se trata de una de las herramientas colaborativas imprescindibles para teletrabajar.
Otro software de diseño gráfico para tener en cuenta es Canva. Una plataforma con la que se pueden crear diferentes diseños, óptimos para las diferentes redes sociales. Si bien también permite crear carteles, panfletos u otros diseños de papelería. Canva es muy intuitiva y sencilla, con la que no es necesario tener amplios conocimientos de diseño. Además, buena parte de sus servicios como herramienta colaborativa de diseño son gratuitos.
Mural contiene plantillas de diferentes murales virtuales, donde se puede colocar texto, contenido multimedia, imágenes, vídeos o iconos, entre otros. Esto ayuda a planificar, diseñar e intercambiar conceptos. Además, ofrece la posibilidad de establecer flujos de trabajo personalizados.
Estos son solo algunos ejemplos de herramientas colaborativas que hoy existen. En un contexto marcado por la digitalización, el teletrabajo o los entornos de trabajo híbridos, resulta esencial contar con alguna de estas opciones para mejorar la productividad y la colaboración de los equipos. Un buen funcionamiento de los mismos, redundará también en una mejor satisfacción del empleado.
