Es fundamental comprender la Ley de Parkinson en pro de aumentar la productividad laboral de los trabajadores, además de que también es necesario entender que una aplicación adecuada ayudará a realizar más tareas durante una misma cantidad de tiempo.
Esta ley pertenece a Cyril Parkinson y la enunció en 1957 debido a que se dio cuenta de que, según disminuía el trabajo en la oficina pública británica en la que trabajaba, los empleos aumentaban entre un 5 y un 7 %. Son un conjunto de principios que ayudan a entender por qué se procrastinan tareas importantes o por qué las personas pierden tanto el tiempo.
El principio se basa en que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Esto quiere decir que, a menor tiempo disponible, el esfuerzo dedicado es mayor para concluir la tarea en término. Cuanto más tiempo haya disponible, menor esfuerzo se realiza para llevar a cabo esa misma tarea.
A esto hay que sumarle que existe una clara tendencia a procrastinar las actividades y a ocupar el tiempo laboral con tareas que distraen del objetivo principal.
Las ideas clave que sustentan la Ley de Parkinson son las tres que siguen:
La premisa ya citada es que se expande el trabajo hasta ocupar el tiempo disponible para realizar esa tarea.
El tiempo que se dedica a cualquiera de las ocupaciones no es proporcional a su importancia.
El gasto aumentará hasta cubrir la totalidad de los ingresos. Esta ley es muy importante para entender por qué muchas personas no llegan a fin de mes con dinero o por qué en una empresa se gastan todos los recursos.
Para utilizar esta ley en favor propio, lo primero que hay que hacer es establecerse un objetivo o una meta. En caso contrario, la tarea se dilatará en exceso hasta el infinito y nunca se concretarán las tareas definidas.
Hay una norma tan eficiente como básica que sostiene que una tarea que requiere poco tiempo ha de realizarse de inmediato y sin planificación. Es una forma de ahorrar tiempo y reducir las tareas pendientes al tiempo que se crean rutinas y hábitos de trabajo.
Esta técnica se basa en la filosofía del time boxing, con la finalidad de fijar un tiempo máximo para realizar tareas, tomar decisiones y conseguir objetivos. Se trata de usar un reloj para dividir el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos a los que se les denomina ‘pomodoros’.
Cuanto más tiempo haya disponible, menor esfuerzo se realiza para llevar a cabo esa misma tarea
Tras cada pomodoro se conceden 5 minutos de descanso y tras cuatro pomodoros se puede desconectar entre 15 y 20 minutos. Durante el tiempo de trabajo no se permite ningún tipo de distracción y en los tiempos de descanso no se permiten esfuerzos mentales.
Con estas premisas se pretende evitar el cansancio intelectual y fomentar la agilidad mental.
Esta regla es conocida como el Principio o Ley de Pareto. Vilfredo Pareto fue un filósofo y economista que expuso que el 80 % de los resultados de una tarea concreta proceden de hacer un esfuerzo correspondiente al 20% del tiempo dedicado.
La clave de la Ley de Pareto reside en concentrar la dedicación de ese 20% y restar atención al 80% restante. De esta forma se consigue un mayor esfuerzo en un espacio de tiempo que es menor. Además, con esta estrategia se puede diferenciar lo secundario de lo esencial.
Aunque esta premisa de que las restricciones pueden crear libertades pueda, a priori, no tener sentido, en realidad sí que lo tiene. Es necesario ser estricto con el tiempo efectivo y útil de trabajo, aprovechándolo al máximo y evitando su postergación.
Es de esta manera que se consigue finalizar las tareas rápidamente y dedicándoles menos tiempo. Gracias a ello se mantiene la eficiencia y consecución de metas.
Cada persona rinde de una forma y no todas ellas rinden en las mismas franjas horarias. Si se aprovechan las horas de mayor productividad, se estará contribuyendo a una importante mejora en los resultados.
Evitar aquello que perjudica, tener la capacidad de autorregular el rendimiento y poder anticiparse a la conducta personal de procrastinación para corregirla son las claves para poder hacer frente a la Ley de Parkinson. Para cumplir con los objetivos propuestos, se deben priorizar tareas y optimizar el rendimiento en un espacio de tiempo concreto.
En este artículo se ha querido mostrar la importancia de la pérdida del tiempo en el trabajo por marcarse unos plazos demasiado largos. Para poder cumplir adecuadamente con los objetivos establecidos, es necesario no perder el tiempo con tareas que poco van a influir en la consecución de los mismos.
