La ley de facturación electrónica, en vigor desde octubre de 2022, introdujo la factura electrónica obligatoria para empresas y profesionales. El desarrollo de esta ley está en proceso, así que el plazo para adaptarse ya ha empezado. Pero, más allá de la obligatoriedad que impone la Ley Crea y Crece, la digitalización está transformando los procesos financieros y administrativos. En España, por ejemplo, ya se emitieron 340 millones de facturas electrónicas en 2022. Lo que supone un 32% más respecto a 2021. Para las empresas, esto supone un gran ahorro (2.600 millones de euros en 2022), pero también puede ser una gran mejora en cuestiones de sostenibilidad.
La factura electrónica obligatoria es una de las medidas incluidas dentro de la Ley Crea y Crece, que es como se conoce la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial. Esta ley tiene como objetivo promover la digitalización de las transacciones entre empresas o entre profesionales. Es una normativa que busca impulsar el crecimiento de la pequeña y mediana empresa en España y mejorar la eficiencia financiera.
Los objetivos principales de la Ley Crea y Crece son:
Con la ley de facturación electrónica, pues, las empresas y profesionales estarán obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales. Además, tendrán la obligación de proporcionar información sobre los estados de la factura.
El reglamento define la factura electrónica como “aquella factura expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales en la que se documenten operaciones comerciales entre ellos”. La ley de facturación electrónica establece también que las facturas electrónicas deben emitirse a través de un programa de la Agencia Tributaria. O bien un programa de factura electrónica certificado. Además, se establece que las facturas electrónicas deberán ser accesibles para el destinatario durante al menos 4 años, tanto para consulta como para descarga.
Al igual que en las facturas en papel, la factura electrónica debe contener una serie de elementos y datos obligatorios. En primer lugar, la autenticidad de la factura electrónica debe garantizarse con sistemas como el de firma electrónica. El resto de elementos que componen la factura electrónica son coincidentes con los de la factura ordinaria: Numeración de la factura, fecha de emisión de la factura, datos de identificación fiscal, concepto, base imponible, tipo impositivo (impuestos) e importe total.
Los beneficios de usar facturas electrónicas sobre las facturas en papel son múltiples. Algunos de ellos son:
La Ley Crea y Crece generaliza el uso de la facturación electrónica. Lo que significa que tanto empresas como profesionales autónomos estarán obligados a facturar electrónicamente en sus relaciones con otras empresas y profesionales. Dicho de otra forma, incluye todas las operaciones business to business (B2B), pero no afectará por el momento a las relaciones con consumidores finales (B2C). Se establece, de esta forma, que en el plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento, todo el sector privado español deberá usar la factura electrónica en sus relaciones comerciales.
Existen, no obstante, algunas excepciones a las nuevas obligaciones de usar factura electrónica, además de la mencionada si son facturas dirigidas a usuarios particulares:
Todavía no se puede dar una fecha concreta para la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria. La Ley Crea y Crece se publicó en el BOE el 18 de septiembre de 2022, por lo que entró en vigor el 19 de octubre de 2022. Pero todavía no se ha aprobado de forma definitiva el reglamento específico. Una vez se apruebe, lo que según las previsiones será en el segundo trimestre de 2024, estos son los plazos que establece la ley para adaptarse, en función del volumen de facturación:
Para adaptarse a la ley de facturación electrónica, los autónomos y pymes tienen a su disposición un Kit digital para factura electrónica. Pero las empresas deben trabajar con antelación para abordar el cambio. Analizar todos los KPIs asociados al proceso, detectar posibles mejoras existentes y definir qué dedicación de recursos será necesaria para cumplir con los plazos.
En resumen, la ley de facturación electrónica establece que en un periodo aproximado de 3 años, la factura electrónica será el único sistema que se podrá usar en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. La iniciativa permitirá tener una mayor agilidad y control de los pagos. A la vez que reducirá la morosidad y favorecerá el crecimiento empresarial. Pero, como con cualquier nueva normativa, las compañías y profesionales deben prepararse para los cambios y buscar toda la información necesaria para cumplir con los requisitos marcados por el reglamento.
