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¿En qué consiste la metodología Kanban y cómo utilizarla?

La metodología Kanban es un sistema de producción tan eficiente como efectivo. Forma parte de las metodologías ágiles y su objetivo es gestionar cómo se completan las tareas.

¿Cómo funciona la metodología Kanban?

Kanban es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, Kanban hace referencia a las tarjetas visuales.

Esta metodología es muy sencilla, se puede actualizar y los equipos de trabajo la pueden asumir sin problema. Al ser un método visual permite que a golpe de vista se conozca el estado de los proyectos y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas con el que poder mejorar el trabajo y tener un ritmo sostenible.

Definir el flujo de trabajo en cada proyecto

Hay que crear un tablero visible y accesible para todos los miembros del equipo. En las columnas se anotará el estado del flujo de las tareas -siendo necesarias tantas como estados de las tareas existan desde su comienzo hasta su finalización- y así se determinará el estado de cada proyecto.

Al ser un método visual permite que a golpe de vista se conozca el estado de los proyectos y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva

Es un tablero continuo en el que las tarjetas no se desplazan, sino que a medida que se avanza por él, las nuevas funcionalidades, mejoras o incidencias se acumulan al inicio. Así, pueden priorizarse y colocarse en las secciones más oportunas.

Fases del ciclo de producción

Este método se basa en el desarrollo incremental, es decir, en la división del trabajo en diferentes partes. Por lo tanto, no se habla de una tarea en sí, sino que se agiliza el proceso de producción al dividir el trabajo en distintos pasos.

Cada tarjeta, post-it o casilla en la hoja de cálculo que se utilice para aplicar el método se añade al tablero en la fase que corresponda. Allí se añade la información necesaria para que el equipo conozca la carga total de trabajo que le va a suponer. Se describe la tarea y cualquier tipo de observación.

De esta forma, el trabajo es visualizado correctamente por cada departamento, así como las prioridades y objetivos.

Stop starting, start finishing

Este es el lema de la metodología y, con él, se priorizan las tareas en curso frente a las nuevas. El trabajo en curso debe ser limitado y no superar un número determinado de tareas en cada fase, de esta forma se restringe el trabajo en curso.

Permite priorizar, realizar informes precisos y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo

Controlar el flujo

Este método no se aplica solo a un proyecto, sino que puede mezclar diferentes proyectos y tareas. Los trabajadores tienen un flujo constante de trabajo y se puede realizar un buen seguimiento del mismo al recopilar toda la información que proporciona cada tarjeta.

Principios de la metodología Kanban

En qué consiste la metodología Kanban y cómo utilizarlaExisten distintas metodologías ágiles que se pueden aplicar en función de la naturaleza de la empresa y de la organización de sus procesos internos. Pero las características que definen a Kanban y por las que se diferencia del resto son las siguientes.

Visualización de todas las tareas

En el tablero se exponen todas las tareas de forma que, con un solo vistazo, cada persona identifica lo que debe hacer.

En proceso

No es solo un modelo de gestión, sino que es un sistema de mejora para el desarrollo de proyectos basado en los objetivos que se quieren conseguir.

Priorización según importancia y urgencia

Con este método se hace lo justo y necesario pero bien hecho. Es decir, no hay margen de error y no se premia la rapidez, sino la calidad de cada tarea. Para que esto sea posible es necesario eliminar o reducir lo que es secundario en el devenir del proyecto.

Seguimiento del tiempo

Las tareas acumuladas o pendientes marcan lo que se debe realizar en cada momento, pero se pueden priorizar, en función de las necesidades, algunas tareas entrantes. Es decir, se tiene capacidad para dar una respuesta efectiva a tareas imprevistas.

Ventajas de la metodología Kanban

Entre las ventajas de esta metodología destacan las siguientes:

1. Transparencia

Los tiempos de entrega son más cortos y hay una mayor fiabilidad en los mismos. Todo el mundo sabe cuál es su tarea y en qué momento está de su ciclo.

2. Evita tareas ineficientes

Se evita la sobreproducción y la limitación de los recursos, lo que supone una mayor disponibilidad de materiales.

3. Control de las tareas

El tiempo de producción es más rápido, por tanto se reduce el control del esfuerzo y se mejora la planificación. Lo que afecta a la mayor productividad en el área de compras, abastecimiento y control. Aumenta la rotación de los inventarios y se necesita una menor capacidad de almacenamiento.

4. Flexibilidad

Como todo el equipo sabe perfectamente cuál es su tarea y la realiza con eficacia, si surge alguna imprevista existe una capacidad de respuesta que permite atenderla.

En definitiva, la metodología Kanban está indicada para las empresas que necesiten cierta flexibilidad a la hora de manejar nuevas entradas de tareas y poder realizar un buen seguimiento de las mismas. Además, permite priorizar, realizar informes precisos y supervisar adecuadamente el trabajo en equipo.

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Redacción APD
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