¿Cómo crear una política de gastos eficaz que los empleados y equipos puedan seguir y, sobre todo, que remen en favor de su satisfacción laboral?
“Desde reducir los gastos excesivos, hasta fomentar el cumplimiento de políticas y presupuestos, es importante diseñar una política de gastos que ayude a la empresa a sacar el máximo partido de sus recursos. Igualmente, es clave utilizar una tecnología intuitiva que elimine las barreras que dificultan el cumplimiento por parte de los empleados”, exponen expertos como los de Payhawk.
5 consejos para una política de gastos efectiva
- Conoce las necesidades de consumo de tu organización y adáptate a ellas. Se trata de una política interna que afectará, en mayor o menor medida, a todos los empleados de tu organización, por lo que, antes de definirla, se vuelve vital conocer las necesidades y el día a día de tus empleados. Además, ello fortalecerá la comunicación dentro de la organización, las personas valorarán tu escucha activa y, lo más importante de todo, la política de gastos se diseñará por y para los empleados.
- Analiza los datos… y decide. Igual de importante que escuchar las necesidades de tus empleados será dar respuesta a preguntas como: ¿cuál es el propósito de nuestra política de gastos? ¿Qué tipología de gastos no permitimos? ¿Gestionamos distintas políticas en base al tipo de departamento o filial? ¿Cuánto tiempo se emplea en la gestión y revisión de notas de gasto? ¿En qué nos beneficiaría la implementación de una herramienta digital?
- Sé claro, concreto y preciso a la hora de definir tu política de gastos: no ha de dejar lugar a dudas. Ejemplos de gastos reembolsables, explicaciones en torno a los procesos de aprobación y a las consecuencias en caso de incumplimiento son elementos que, sin duda, favorecerán un entendimiento total por parte de la plantilla. ¡Valora una formación ad hoc desde RRHH y Finanzas al respecto!
- Emplea el lenguaje de tus empleados para plasmarla… y comunicarla. Asegúrate de que tu política de gastos está redactada de forma que tus empleados la entiendan. Añade un glosario con todos los términos y abreviaturas que utilices. Es más probable que los empleados que entienden la política la sigan correctamente y eviten cometer errores. Igual de importante será comunicarla, con antelación y claridad, a toda la organización.
- Apóyate en una solución de gestión de gastos. Te posibilitará, además de incorporar la política de gastos en la herramienta que utilizan tus empleados para los desembolsos, realizar registros automáticos de los recibos, notificar los gastos en cualquier momento y desde cualquier lugar, y abordar aprobaciones inteligentes con un solo click. Además, si tus empleados utilizan tarjetas corporativas, están pueden ser conectadas a este tipo de soluciones con los parámetros específicos establecidos a medida por tu empresa.
