Ramón Talín: «El potencial de información de los documentos justificativos de gastos es enorme»

Pues la verdad es que sí. Cuando comenzamos con este proyecto, en el año 2006, lo hicimos tras analizar que la mayor parte de las compañías no se estaban deduciendo el IVA de los costes incurridos y justificados mediante facturas simplificadas, y que aquella deducción podía operar sobre los costes incurridos en los últimos 4 años. La costumbre hasta ese momento consistía en contabilizar todo el coste como gasto, procediendo al archivo de los documentos justificativos. Hoy en día, las compañías son mucho más sensibles a este tema, y la mayor parte de ellas tratan ya de optimizar su gestión canjeando dichos documentos por facturas completas que permitan deducirse el IVA soportado. Pero no solo se trata de obtener un mejor rendimiento económico deduciéndose las cuotas de IVA soportadas. Además, la obtención de las facturas otorga a estas compañías otra serie de ventajas adicionales, incluso más importantes que la propia recuperación de IVA. La obtención de una factura completa permite poner en contacto al cliente con sus proveedores, y viceversa. Permite igualmente obtener datos comparativos de consumo, controlar el cumplimiento de las políticas corporativas y, en general, obtener los datos necesarios para mejorar la eficiencia interna de las organizaciones.

Pues podría estimarse en torno al 15% del gasto total anual incurrido, dependiendo de la tipología de gastos y del sector de actividad del cliente. Pero debe tenerse en cuenta que en el primer ejercicio el porcentaje puede ser muy superior al poderse actuar sobre los períodos impositivos no prescritos, atendiendo a las normas tributarias de cada país de actuación. Además, no solo debemos de atender como único beneficio la obtención del ingreso directo por la vía de la deducción del IVA, sino que debemos tener en cuenta el impacto positivo en la cuenta de resultados que supone acceder a todos los datos de consumo de la empresa y la consiguiente posibilidad de obtención de ahorros.

Los sectores que destacan en cuanto a la recuperación de IVA son aquellos que obviamente cuentan con un tipo impositivo mayor. En España estaríamos hablando de gastos de peajes, aparcamientos y repostajes de combustible, principalmente, cuyo tipo impositivo es actualmente del 21%. Aquí se concentra el mayor porcentaje de recuperación de IVA. A continuación, tendríamos los justificantes de desplazamientos en taxi y gastos de restauración, que si bien tienen un tipo impositivo menor, generan un elevado volumen de facturas simplificadas.

Quizá la más habitual en España sea la que combina, en un desplazamiento a otra ciudad, el gasto en aparcamiento en el aeropuerto o estación de tren, el taxi para trasladarse en la ciudad de destino, y el justificante del gasto en restauración. En desplazamientos en la misma ciudad el gasto más habitual es el del taxi.

Varía muchísimo en función de los clientes, de sus políticas corporativas y de su sector de actividad. Pero si hacemos una media de entre los millones de documentos que hemos ya gestionado, la podríamos estimar en unos 125€ por empleado y año.

El proceso de recuperación de IVA de los gastos justificados mediante facturas simplificadas se basa en una idea muy simple, pero muy compleja de ejecutar. Es evidente que cualquier compañía puede internamente dirigirse al proveedor que ha emitido una factura simplificada y solicitarle el canje por una factura completa, para posteriormente proceder a su contabilización. Pero esa gestión solo puede ser rentable para dicha compañía si el importe a recuperar por ese concepto es superior al coste interno incurrido en su recuperación. Y en la mayor parte de los casos esto no es así, se requiere mucha especialización en los procesos para hacer rentable esta operativa si pretendemos actuar sobre la totalidad de los justificantes recibidos. Actualmente estamos gestionando unos 70.000 documentos diarios, y esperamos alcanzar los 100.000 documentos diarios durante este ejercicio 2020. Las sinergias generadas con este volumen de documentación y el elevado volumen de proveedores colaboradores con el que contamos, garantizan la eficacia de nuestros procesos y optimizan, desde luego, el volumen de recuperación para nuestros clientes.

Al igual que indicaba antes, el porcentaje de recuperación varía en función de los clientes, de sus políticas corporativas y de su sector de actividad. Pero siempre se va incrementando a lo largo del tiempo, ya que es habitual que las compañías tengan las mismas costumbres de gasto, y al final, lo normal es que los proveedores vayan fidelizando a los clientes, concentrándose el número de justificantes a lo largo del tiempo para cada uno de ellos. Para un cliente con una antigüedad mínima de tres años en este proyecto, nuestra tasa suele superar el 80% del IVA susceptible de recuperación.

Por lo que indicaba anteriormente, se trata de una idea muy simple pero muy complicada de ejecutar si tenemos en cuenta que hablamos de un elevado volumen de documentación con muy poco importe de IVA a recuperar en cada uno de estos documentos. Es el volumen lo que genera la rentabilidad, de ahí la dificultad.

Por supuesto, solicitar una única factura de canje es muy sencillo. El problema radica cuando tenemos que solicitar, de forma habitual, miles de facturas a miles de proveedores distintos. Es cierto que existe una normativa tributaria que obliga al emisor de una factura simplificada a canjearla por una factura completa si así se solicita dentro del plazo de prescripción tributaria. Pero no es menos cierto que muchos de estos proveedores carecen de medios técnicos o humanos suficientes para verificar estas solicitudes y para emitir en un breve plazo de tiempo dichas facturas. Aquí es donde entramos nosotros. Tratamos de ajustar nuestros sistemas a los sistemas propios de cada proveedor y de cada cliente, asegurando la corrección de los procesos y garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad exigidos por unos y por otros. Esto se hace posible a través de una tecnología propia que está en constante evolución, adaptándose en cada momento a los requisitos que nos requieran.

Resulta muy variada, en función de la normativa tributaria que se aplique en cada país. Incluso en los países de la UE, cuyo sistema debería resultar muy similar al estar armonizada la estructura del IVA, encontramos grandes diferencias. Existen diferencias en cuanto al tipo impositivo del impuesto, en cuanto al plazo de prescripción o en cuanto a la naturaleza de los gastos que pueden ser objeto de deducción. Incluso existen países dentro de la UE donde la factura simplificada es suficiente, hasta ciertos importes, para proceder a la deducción sin necesidad de solicitar una factura completa. Este es el caso de Alemania, Francia, Austria o Suecia, por ejemplo. Si cruzamos el atlántico, nos encontramos con casos peculiares como es el de México, donde la factura completa (CFDI) no solo es necesaria para la deducción en el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), sino también a los efectos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR), con lo cual, el proceso de obtención de las facturas adquiere una singular importancia.

Claramente, la gestión de los datos. Muchas empresas acumulan millones de documentos justificativos de gastos, limitándose a contabilizarlos con un nivel contable más o menos detallado, y a archivarlos durante el plazo de prescripción tributaria, recuperándolos únicamente en caso de inspección. El potencial de los datos que contienen esos documentos y el valor que puede tener para sus propios titulares es enorme. Conocer con mayor concreción la naturaleza del gasto (puede estar contabilizado como desplazamiento y no saber si se trata de un taxi, de un autobús o de un metro), detectar deficiencias y posibilidades de ahorro, analizar el cumplimiento de las políticas de gasto corporativas o definir nuevas políticas más eficientes, son algunos de los objetivos que se pueden conseguir. En esto llevamos ya trabajando profundamente desde hace tiempo, desarrollando un departamento de análisis de datos que ofrece informes de seguimiento predefinidos en base a los indicadores fijados por cada cliente.