La filosofía Kaizen es una metodología basada en el mejoramiento continuo, cuyo origen está en el Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial. Con el país aún ocupado y una industria que se debía enfrentar a serias dificultades, la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros invitó en 1950 a varios expertos estadounidenses a sus seminarios. La convergencia entre los métodos de trabajo impartidos por William Edwards Deming y Joseph Juran y la cultura oriental dio como resultado esta filosofía.
La palabra «kaizen» significa «mejora», un cambio beneficioso que se alcanza paso a paso. El vocablo se forma uniendo dos conceptos de la palabra japonesa: «kai» (que significa cambio) y «zen» (bondad). También es conocido por las siglas TWI (Training Within Industry en inglés).
La metodología kaizen se basa en realizar una serie de acciones sencillas en las que participan todos los trabajadores de una empresa para detectar problemas y darles solución. Todos los procesos empresariales o del sistema de producción son revisados para optimizarlos.
La mejora continua es lo que añade el Kaizen al concepto de calidad total de Edwards Deming. Este estadístico estadounidense defendía que todo proceso es variable y que cuanto menos lo sea, mayor será la calidad del producto resultante.
Hay que desterrar la complacencia, aprender a reconocer las demandas del cliente, eliminar los desperdicios y optimizar el tiempo
Para el método Kaizen, hay que desterrar la complacencia, aprender a reconocer las demandas del cliente, eliminar los desperdicios y optimizar el tiempo. La mejora de los estándares de productividad, costes y calidad es otro pilar básico de este sistema.
Su éxito está avalado por algunas grandes empresas que lo han puesto en práctica, como Toyota, Sony o Walt Disney. El concepto de «desperdicio» lo explican en Toyota como «cualquier otra cosa que no sea el mínimo de equipo, materiales, componentes y tiempo de trabajo absolutamente esencial para la producción».
Aquí algunos ejemplos de cómo se implementa la filosofía Kaizen en el ámbito empresarial:
La idea que subyace a la filosofía Kaizen es que varios pequeños cambios y continuados dan mejores resultados que un único cambio grande. Su práctica ha trascendido a la empresa y también se aplica en otro tipo de organizaciones, incluso como método de mejora personal.
Cambios pequeños y continuados dan mejores resultados que un único cambio grande
En el ámbito empresarial, para aplicar el método Kaizen se ponen en práctica estos siete pasos que ayudan a mejorar la compañía de una manera continua. Estas etapas son:
El tema que se va a tratar debe estar acorde con el objetivo común de la organización. Algunos temas pueden ser la mejora del proceso de producción, el control de la calidad, procesos de productos, la eficiencia y productividad o la seguridad.
Definir esta cuestión es importante porque de ello dependerán todos los esfuerzos posteriores.
Por lo tanto, es fundamental saber qué es lo más importante que hay que corregir o dónde puede encontrarse ese desperdicio que resta valor a un determinado proceso de la empresa.
El grupo de trabajo es preferible que sea multidisciplinar, con integrantes de diferentes áreas de la empresa.
De esta manera, las aportaciones llegarán desde distintos departamentos y se aprovecharán todas las experiencias individuales. El equipo debe estar dirigido por un líder, que será el encargado de coordinar las reuniones y de informar sobre los progresos de cada área.
La información debe ser recogida para determinar las causas de los problemas existentes y poder darles solución. Para obtener y analizar los datos se utilizan siete herramientas básicas: gráfica de control, principio de Pareto, dispersión, histograma, estratificación, causa-efecto y hoja de chequeo.
Este es el paso que sirve para determinar las causas principales que luego permitirán arreglar el problema. Gembutsu Gemba significa «ir y ver». Por eso, esta fase se realiza sobre el terreno, en el área donde se ha detectado el problema. Allí se verifican los datos recogidos previamente con los trabajadores de ese departamento.
Aquellos problemas que se consideran críticos para la mejora de algún proceso de la organización tienen que ser abordados con contramedidas. Estas acciones se deben registrar en un plan que debe incluir fechas de implementación. Además, para cada contramedida debe asignarse el nombre del responsable de hacer que se cumpla.
El equipo de trabajo debe elaborar unos gráficos para realizar el seguimiento del problema y tener reuniones periódicas. Si la evolución no es satisfactoria, se deberán volver a poner en práctica los pasos anteriores y verificarlos en el área de trabajo correspondiente.
Antes de considerar que un problema está resuelto hay que hacer un seguimiento durante varios meses. Tras el plazo fijado, y si se mantienen los buenos resultados, se considera que el problema está controlado y se registra. De esta forma, se pueden aprovechar los cambios efectuados para aplicarlos en casos similares en el futuro.
En resumen, la filosofía Kaizen busca el proceso de mejora continua de la empresa, pero de una forma gradual y continua, paso a paso. Los resultados indican que se pueden mejorar sustancialmente la productividad y la calidad. Además, este método también ayuda a que los empleados se responsabilicen más de sus áreas e incluso de su propio mejoramiento personal.
