En los últimos meses los límites entre el tiempo personal y laboral han quedado muy desdibujados con la llegada inminente del teletrabajo. Y si además partíamos de que ya antes no gestionábamos bien nuestro tiempo, con la «nueva normalidad» todo se ha ido al traste. Por eso disponer de herramientas de gestión del tiempo te hará más productivo ahora y en el futuro.
Existen numerosas herramientas de gestión del tiempo en el trabajo que pueden ser realmente útiles según lo que necesites. Herramientas para organizar tu agenda, para automatizar procesos, para evitar pérdida de información, para comunicarte, etc. Todas ellas te servirán para incrementar tu productividad.
Planifica y haz una lista de tareas diariamente e indica el tiempo que les vas a dedicar. De esta forma sabrás cuánto tiempo te roban algunas tareas menores y en cuáles debes poner el foco. Es importante que la planificación que hagas sea realista y no pretendas abarcar más tareas de las que, realmente, puedes asumir.
Esta herramienta ayudará a administrar el tiempo de la mejor manera y evitar cualquier olvido con las notificaciones personalizadas, que avisarán de los eventos, reuniones u otras tareas que estén planificadas para cada día.
Además, es una aplicación que se puede instalar en cualquier dispositivo, lo que permitirá tenerla siempre a mano. Pero no solo eso, sino que cuenta con otras ventajas como diseñar un calendario propio, crear varios calendarios compartidos, agregar otros productos de Google e incluso trabajar sin conexión.
Es una herramienta estupenda si lo que buscamos es tenerlo todo apuntado. Desde temas personales puntuales hasta imágenes o pdf, pues también tenemos la oportunidad de adjuntar cualquier archivo. Entre sus ventajas se encuentran la opción de compartir las notas con otras personas, la sincronización en línea y las copias de seguridad para no perderse nada.
Evernote además se puede integrar con otras aplicaciones como Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack. Revisa todas la funciones de Evernote y pruébala gratis.
Son herramientas tremendamente útiles si lo que buscamos es organizar las tareas de un equipo. La información se organiza en columnas y estas se pueden adaptar a las necesidades del proyecto o la empresa. Por ejemplo, se puede dedicar la primera columna a ideas generales, la segunda a las tareas concretas pendientes de hacer, la tercera para las que están en curso y la cuarta para las acabadas.
En estas columnas se ponen «tarjetas», que fundamentalmente son recuadros en los que se pone la tarea con su descripción, la persona responsable de llevarla a cabo, la fecha límite y toda la información, así como archivos adjuntos, comentarios y más.
Con Asana podremos extraer informes del proyecto, integrar los equipos y ver cómo evoluciona. Eso sí, su coste no es barato, 24,99 euros por usuario si se factura al año. Aquí te dejamos los planes y precios de Asana.
Una herramienta estupenda para descubrir cuáles son las tareas que más tiempo nos consumen y en qué invertimos el tiempo a lo largo del día. Su principal función es esa: medir cuánto tiempo se dedica a cada actividad.
Con los resultados elabora un informe semanal y permite bloquear aquellas páginas que más distraen. Es compatible con todos los navegadores y sistemas operativos. Rescue Time no es gratis, pero tiene una versión de prueba gratuita de 14 días.
Quizás no conocías esta aplicación de Google pero cuando la descubras no dejarás de usarla. Se trata de una aplicación que te permitirá organizarte mucho mejor y sobre todo evitar que se te escape cualquier cosa que se te pase por la cabeza. ¿Un email? ¿Un teléfono? ¿Recoger el traje de la tintorería?
Además puedes tenerla en tu ordenador a través de la extensión Google Keep: notas y listas pero también puedes descargarla en tu móvil . Es gratis y te permite incluso grabar notas de voz que transcribirá para que puedas leerlas más tarde.
Al final, muchas veces, la falta de organización y pérdida de tiempo vienen dadas por la falta de concentración y el querer abarcar más tareas de las que podemos a la vez. Los expertos promueven que la concentración se centre en una única tarea, realizada con total atención y sin distracciones. La multitarea hará que nos despistemos y no estemos concentrados en lo que estamos realizando. Aunque muchas veces no es tarea sencilla, quizás por eso el don de la gestión del tiempo no lo tienen muchos directivos.
Utilizar estas herramientas de una forma óptima nos ayudará a mejorar la gestión de nuestro tiempo, priorizar tareas y aumentar la productividad. No debemos olvidar tampoco que, en la medida de lo posible, se han de delegar tareas para rentabilizar mucho mejor el tiempo y no desperdiciarlo. Porque el tiempo es la cosa más valiosa que una persona puede gastar.
