La gestión del tiempo eficaz se ha convertido en uno de los grandes caballos de batalla de muchos directivos. Por muchas listas de tareas que hagamos, por muchas herramientas que utilicemos para organizarnos, o por más que pensemos en mil y una formas de ganarle tiempo al tiempo, hay veces que no llegamos. Esto, al final, acaba pasando factura, afectando a nuestro rendimiento en el trabajo y, lo que es peor, manifestándose en forma de ansiedad y estrés.
Podría parecer una obviedad, pero la expresión “el tiempo es oro” cobra una especial relevancia en los entornos más exigentes. Saber gestionar con eficacia cada uno de los segundos de los que disponemos es una habilidad imprescindible que distingue y diferencia a los mejores directivos del resto. Las organizaciones más punteras así lo entienden, ya que la productividad se ha convertido en un elemento clave en el contexto actual.
Existen muchos mitos alrededor de las personas que son capaces de gestionar su tiempo con eficacia. Se suele decir de ellos que es propio de personas obsesivas, que disminuye la creatividad, que coarta la espontaneidad o que inhibe nuestra agilidad a la hora de resolver conflictos inesperados. Poco o (más bien) nada de esto es cierto. Porque si hay algo que ha quedado demostrado es que diseñar una buena planificación y marcarse unos objetivos a corto y medio plazo sirve para alcanzar unos mejores resultados y, por ende, unos mayores beneficios.
No es tampoco una tarea fácil. Son muchos los directivos que piensan que el tiempo es un ente abundante, un recurso inagotable que prácticamente carece de valor. De ahí que se derrochen horas y horas en tareas secundarias o improductivas que, además, provocan un importante desgaste mental. Por supuesto, esto no quiere decir que en la agenda de un directivo no deba de haber tiempo para otro tipo de actividades catalogadas como ‘menos serias’. Son éstas precisamente las que a menudo provocan una mayor satisfacción y bienestar y las que permiten despejar nuestra mente para abordar las tareas de responsabilidad más ingratas con una mayor efectividad.
Otro error habitual que se comete es pensar que podemos “ahorrar tiempo”. En realidad, lo único que podemos hacer es administrarlo de la mejor forma posible. Es decir, invertirlo bien o derrocharlo. Y un directivo que invierte bien su tiempo es aquel que dedica una parte importante de su trabajo a aquellas tareas que resultan rentables antes que a las que son meramente útiles. Así, el tiempo de descanso, por ejemplo, puede ser realmente provechoso si a posteriori nos va a reportar unos beneficios objetivos en nuestro trabajo.
¿Qué podemos hacer para gestionar nuestro tiempo de forma eficaz? El primer paso está claro: planificar nuestra jornada en base a unos objetivos y unas metas. Esta organización diaria debe ir acompañada de una planificación semanal y otra más global que nos permitirá valorar con perspectiva la evolución de nuestro trabajo. Ser capaces de determinar las horas del día a las que somos más productivos así como de priorizar lo urgente por encima de lo importante resultará también clave para alcanzar una mayor eficiencia laboral.
Por otro lado, conviene tener claro que la eficiencia no siempre está reñida con el número de horas. Planificar los tiempos de descanso, aprovechar los tiempos muertos para repasar el planning del día o realizar microtareas así como programar los momentos sin interrupciones en los que vamos a resultar altamente productivos, puede sernos de gran ayuda a la hora de gestionar mejor nuestro tiempo.
Delegar también resulta imprescindible para no acabar desbordados. Los directivos que son capaces de transferir algunas responsabilidades a sus subordinados y otros miembros de su equipo consiguen rentabilizar mucho mejor su tiempo. Todo ello asumiendo, evidentemente, que no hay que obsesionarse con los errores que pueda haber durante un proyecto y que, por mucho que nos empeñemos, la perfección no existe. Como tampoco existe el planning perfecto. Pero, al menos, conviene intentarlo. Porque el tiempo, sabiendo gestionarlo, jugará siempre a nuestro favor.
