La conocida máxima de que “el orden de los factores no altera el producto” solo se aplica a las funciones matemáticas. Porque en la vida diaria, para cocinar, limpiar, conducir, comprar en el supermercado o hacer ejercicio es necesario llevar un orden y una coordinación determinada. Lo mismo ocurre en el ecosistema empresarial, un proyecto no llegará nunca a buen puerto sin una figura que supervise y coordine el trabajo encajando cada una de las piezas y remando conjuntamente para alcanzar unos objetivos. ¿Por qué el papel del project manager es tan importante hoy en día? Uno puede tener muchos conocimientos y manejar a la perfección las diferentes herramientas de su trabajo, pero sin un project manager al mando de la gestión de un proyecto, el éxito no está asegurado.
El creciente interés que despierta esta función nos ha llevado al nacimiento de nuevas definiciones y matices que se añaden a la figura del ya conocido jefe tradicional. El papel del project manager no se desvincula de la toma de decisiones pero sí que incorpora nuevas competencias que le sitúan como intermediario entre los clientes y su equipo de trabajo.
El project manager es la persona responsable de plantear y coordinar la ejecución de los procesos para llevar a cabo un proyecto. Es, por tanto, el perfil que coordina a un equipo de trabajo para cumplir con los objetivos establecidos sin renunciar a la gestión del proyecto. Entre sus funciones está la de administrar los recursos, equipos y tiempos con los que cuenta el proyecto desde su inicio hasta el final, asegurando en todo momento la calidad durante el proceso. Podemos decir entonces que el project management es la disciplina que aplica de forma directa las diferentes técnicas, herramientas, conocimientos y habilidades que ayudarán a cumplir con las necesidades que tiene un proyecto.
Y de ahí la irrupción de nuevas variantes dentro de esta rama, que van desde el perfil del product manager al digital project manager.
Un product manager es el líder de todo lo que tenga que ver con el producto, desde su diseño y lanzamiento hasta que desaparece del mercado. Por otro lado, un digital project manager es el responsable de los proyectos digitales dentro de la organización. ¿Su objetivo? Llevar a cabo la planificación y el control de los recursos asegurando la calidad del trabajo. Todo ello, como es habitual, con el fin de alcanzar los resultados esperados en los plazos establecidos.
Básicamente, un project manager debe saber absolutamente de todos los procesos. Su papel dentro de las empresas ha pasado a ser indispensable y por eso sus funciones responden a una combinación de habilidades y conocimientos basados en la gestión, en el aterrizaje al trabajo de campo y en la toma de decisiones. Por eso, algunas de sus funciones y habilidades más destacadas son las siguientes.
El project manager es la persona responsable de plantear y coordinar la ejecución de los procesos para llevar a cabo un proyecto
La comunicación es fundamental para minimizar los conflictos e incrementar la colaboración. Si algo se espera de esta figura es que sea un gran comunicador. Uno de sus cometidos dentro de esta función es la de crear canales de comunicación en los que la información fluya de manera ágil y precisa. Además, debe procurar que todos los agentes implicados en el proyecto conozca sus funciones y tengan claro su papel.
El liderazgo es una de las habilidades más importantes que requiere este puesto. Ser claro, constructivo y coherente ayudará a ganarse la confianza de los colaboradores. Identificar a los key players será su misión dentro de sus competencias: explicarles qué se espera de ellos, los objetivos del proyecto y contagiarles la motivación por el trabajo. Además, un buen líder debe buscar el consenso con el equipo de trabajo y con los clientes, y ser capaz de elogiar el trabajo bien hecho.
El project manager debe conocer y manejar metodologías de organización y planificación como la metodología Scrum, con el objetivo de trabajar de manera colaborativa y fomentar el trabajo en equipo. Sin una planificación y orientación adecuada, ningún responsable de proyectos podrá conducir a su equipo hacia el éxito. Las metodologías ágiles como la Scrum dan respuesta a la necesidad de alcanzar los mejores resultados en situaciones de incertidumbre. Nos permiten identificar y solucionar ineficiencias de forma sistemática o cuando un cliente demanda un proceso altamente especializado para el desarrollo de un producto determinado.
La colaboración es la base para crear entornos saludables, desde los cuales resulta más fácil minimizar los conflictos y resolverlos de una forma que no afecten al equipo y a la ejecución del proyecto. Un project manager debe ser capaz de tomar el control en momentos de crisis y aplicar las soluciones más efectivas.
Contar con habilidades en la negociación es otra de las funciones intrínsecas del project manager. La negociación no solo deberá de ponerla en práctica con los clientes a los que da respuesta sino con su propio equipo, con el que tendrá que llegar a un consenso en muchas ocasiones. Para este tipo de situaciones la empatía jugará un papel fundamental, para saber ponerse en el lugar de la otra persona y alcanzar acuerdos.
Las situaciones adversas y los entonos de alta incertidumbre representan el día a día de las organizaciones actuales. La crisis sanitaria derivada de la Covid-19 o la guerra en Ucrania que ha puesto en jaque el orden mundial son situaciones que ponen a las empresas contra las cuerdas y ante las cuales el project manager debe sacar la capacidad de anticipación y reacción a los contratiempos y a las contingencias con el único fin de minimizar los riesgos.
Son muchas funciones y habilidades las que se esperan de un project manager. Más allá de la función tradicional de tomar decisiones, un responsable de proyectos baja al campo de trabajo a gestionar el proyecto desde dentro, dando soporte a los clientes y a sus colaboradores. Entendiendo los procesos y formando parte de ellos. Se trata al fin y al cabo de una función que exige de capacidades innatas de gestión.
Lo que queda muy claro es que la figura del project manager se está convirtiendo en un perfil imprescindible en cualquier organización. Una profesión a la que le depara un gran futuro con infinitas perspectivas de desarrollo y que cada vez demandan más empresas que necesitan incorporar este know how a sus plantillas.
