«Es fundamental que desarrollen una capacidad de comunicación y autocontrol que ayude a no incrementar tensiones. Un Assistant Manager debe saber identificar los diferentes estilos de comunicación para adaptarse y sintonizar», asegura Daniel Olivera Salcedo, Socio Directo MRC TRAINING.
Un perfil del que ya no solo se espera que trabaje coordinado con el jefe, señala Olivera. «Es imprescindible que también lo haga con sus colaterales y con los clientes potenciales».
Sus capacidades y habilidades han evolucionado en la últimas décadas hasta el punto en el que hoy, entre otras cosas, se espera de ellos que sepan decir ‘No’ ante solicitudes que no sean de verdadera urgencia. Analizamos con el experto la transformación de la tradicional figura del ‘secretario’ al de ‘Assistant Manager’, una pieza fundamental para el buen funcionamiento de la dirección de una organización.
Estoy convencido que es un perfil de verdadero Asistente/colaborador, saliendo de los tópicos y el primero el de tener que ser una mujer. Tiene que ser una persona con iniciativa, conocimiento del negocio y habilidades de comunicación.
Los obstáculos son muy generales: la velocidad de los cambios, el estrés, los problemas de comunicación ascendente y colateral, conflictos internos, etc. Es fundamental una magnifica organización de su tiempo sabiendo priorizar por la importancia de las tareas y para ello estar perfectamente coordinada con su responsable. Saber decir ‘No’ para evitar estar siendo manejado por las urgencias.
Las habilidades fundamentales aparte de las competencias técnicas (administrtaivas, tecnológicas, idiomas, etc.,) la fundamental es la de saber sintonizar tanto con su jefe como con sus colaterales y clientes.
Insisto en que la clave es la comunicación y el autocontrol para no incrementar tensiones. Saber identificar los diferentes estilos de comunicación para adaptarse y sintonizar.
La Escucha es fundamental para poder tomar decisiones y por desgracia se sigue observando que la falta de esta es la generadora de la mayor parte de conflictos y el Assistant tiene que dominar perfectamente la habilidad de escuchar y preguntar. Ser asertivo y con ello adelantarse(proactivo) y evitar las situaciones difíciles.
En efecto un Assistant tiene que ser proactivo y asumir decisiones delegadas de su directivo que hagan que la tarea del mismo sea mas eficaz. En el fondo tiene que ser un estratega del conocimiento de las personas para anticiparse y tomar decisiones que favorezcan un buen clima y eviten los conflictos.
