La gestión del conocimiento de una empresa consiste en transmitir habilidades a los empleados. Además, habrá que partir de la base de que todos los trabajadores cuentan con conocimientos, pero este es patrimonio de la empresa y por eso ha de transmitirse al resto de la plantilla. Se trata del conocimiento de las personas vinculado a sus experiencias, que se suma a los datos explícitos o más objetivos.
Son muchas las ventajas que tiene gestionar los conocimientos existentes de una compañía. Al fin y al cabo, la información es poder, por lo que hay que ampliar la base de datos siempre en la medida de lo posible. Estos son los principales beneficios:
A pesar de las evidentes ventajas que tiene la gestión del conocimiento, todavía hay ciertas barreras que hay que superar. La primera es que algunos equipos directivos no le dan suficiente importancia, no valoran los beneficios que da gestionar la información y por eso acaban priorizando otras tareas de efecto más inmediato.
El siguiente impedimento radica en los propios trabajadores. Ya se decía anteriormente que la información es poder, lo cual es cierto, pero en ocasiones se malentiende este concepto. De hecho, algunos empleados ven sus conocimientos como una forma de hacerse imprescindibles para la organización y eso les lleva a ser reacios a compartirlos con sus compañeros.
Por otro lado, hay que considerar que en una empresa, sobre todo si es de gran tamaño, pueden convivir diversas culturas. Por lo cual es necesario contemplar las diversas maneras de procesar las situaciones. Personas de diferentes nacionalidades tienen distintos hábitos y comportamientos que pueden reflejarse, por ejemplo, en la atención al cliente. En consecuencia, para que todo el mundo asuma los conceptos de la forma deseada, habrá que hacer una correcta gestión de este asunto.
También la tecnología, a pesar de sus irrefutables ventajas, puede resultar un inconveniente, aunque el problema se encuentra en cómo es entendida su implantación. Es importante recordar que de nada sirve el uso de nuevas tecnologías de la información si no se enseña a los trabajadores a interactuar con ellas y a utilizarlas para intercambiar conocimientos con sus compañeros. Es el caso de un ERP, que permite cohesionar la información de varios departamentos pero solo si la gente lo usa correctamente.
Estas son las principales barreras a las que hay que hacer frente para distribuir los conocimientos. Sin embargo, no hay que olvidar que luego hay que retenerlos y actualizarlos, pues el entorno sufre cambios constantemente.
En primer lugar, hay que identificar qué habilidades son útiles para la compañía. Estas dependerán de la naturaleza de la actividad y del sector en el que se opere. Después hay varias técnicas que pueden aplicarse para gestionar el conocimiento.
La primera no puede ser otra que la formación interna, que consiste en ofrecer cursos a los empleados para que amplíen sus conocimientos sobre una determinada materia. Es una excelente manera de proporcionar información objetiva y útil para la compañía.
La formación puede otorgar conocimiento explícito, que es todo aquel que puede formalizarse sin problema en documentos y se compone de datos objetivos. Sin embargo, ya se mencionaba antes que hay cosas que dependen de las experiencias de los propios empleados; se trata de aspectos más subjetivos que se engloban dentro del denominado conocimiento tácito.
Pero es difícil transmitir esa información a través de un programa de formación. La mejor manera de conseguir este objetivo es fomentar el trabajo en equipo, pues así los empleados transmitirán lo que sepan a sus compañeros, creando un saber hacer colectivo.
El conocimiento de los procesos internos es muy útil, pero no hay que olvidar que una empresa tiene que competir con otras compañías del mismo sector. Por eso, la inteligencia competitiva puede definirse como el análisis del ámbito en el que se opera, de los competidores y de los productos que hay en el mercado. De esta manera pueden identificarse oportunidades y áreas de mejora que ayudarán a crear una estrategia más eficiente.
Es muy conveniente que este conocimiento no se quede solo en el equipo directivo, sino que trascienda a todos los niveles del organigrama para que el conjunto de la plantilla actúe en consecuencia.
Una excelente manera de lograr que los empleados tengan un conocimiento global de la empresa es que vayan pasando por distintos departamentos. Así aprenden de los jefes de cada uno de ellos y pueden adquirir esta experiencia en primera persona, siendo esta una de las mejores fórmulas para aprender una habilidad.
Es la última técnica que va a proponerse, consistente en asignar un mentor a una persona, que se correspondería con una especie de tutor. Este mentor le guiará en su aprendizaje organizacional y se encargará personalmente de que aquella adquiera los conocimientos demandados. Esta técnica es especialmente recomendable cuando se pretende dar a un empleado un puesto de responsabilidad.
Estas son solo algunas técnicas que pueden aplicarse en la gestión del conocimiento. Sea como sea, conviene que los directivos le otorguen a este tema la importancia que merece, pues son muchos los beneficios que puede aportar a una empresa.
