Los profesionales autónomos y las empresas tienen derecho a deducirse el IVA soportado deducible relacionado con su actividad, puesto que no actúan como consumidores finales. Este IVA es, dentro de los impuestos de naturaleza indirecta, la cantidad que deben abonar cuando obtienen sus bienes o servicios, pero que, sin embargo, pueden incluir en las declaraciones de IVA a Hacienda. Quienes realmente acaban pagando dicho impuesto son los consumidores finales.
Por definición, el IVA soportado es el impuesto que grava la gran mayoría de adquisiciones de bienes y servicios que una empresa necesita para desarrollar su actividad. Parte de este puede ser IVA deducible, que será aquel que pueda restar de su IVA repercutido una empresa. Pero para ello tiene que cumplir una serie de requisitos, ya que no todo el IVA soportado es deducible.
Los gastos que pueden incluirse en el IVA deducible son los que van directamente relacionados con la actividad. Por ejemplo, en el caso de los bienes de inversión, que son el mobiliario que se utiliza para desarrollar la actividad económica, se puede deducir el IVA soportado.
Lo mismo ocurre con los productos que se obtienen para prestar un determinado servicio o para vender ciertos bienes, como serían los ingredientes que un restaurante compra para elaborar platos que luego vende a un consumidor final, al cual se le incluye el IVA en la factura.
Una excepción que hay que tener presente en la deducibilidad del IVA son los trabajadores minoristas que venden bienes que no necesitan una transformación para su venta, como el caso de una frutería, una papelería o una tienda de muebles.
Estos profesionales tributan por un régimen especial llamado recargo de equivalencia, por lo que la deducibilidad funcionaría de manera diferente. Para los demás empresarios y profesionales, la deducibilidad de los gastos del IVA tiene los siguientes requisitos.
Existen tres requisitos imprescindibles para que una empresa pueda deducir parte de su IVA soportado de sus compras o servicios.
El gasto para deducir el IVA debe estar justificado, requisito que no siempre se cumple a causa de que no resulta válido cualquier tipo de justificante. En primer lugar, es necesario que el empresario o profesional cuente con la factura original; no es suficiente, por ejemplo, un albarán, una factura simplificada o una hoja de pedidos, al menos, no con carácter general.
No obstante, existe la excepción de admisión de la factura simplificada si los datos que se recogen en ella pueden identificar al destinatario. Aun así, lo más recomendable para evitar problemas con la justificación es disponer de la factura completa y original.
De acuerdo con la ley del IVA, otro requisito imprescindible es que los gastos deducibles estén vinculados de forma directa a la actividad del empresario o profesional. Aunque esto parece un requisito evidente, en la práctica real existen numerosas sentencias, tanto en el caso del IVA como en el caso del impuesto sobre sociedades, en los que se cometen abusos y Hacienda reclama los gastos que el empresario o profesional se ha deducido. Por ejemplo, ocurre con los viajes de empresa o con cierto autoconsumo de bienes; aunque uno de los más importantes y problemáticos es el de los vehículos.
Un último requisito básico es el de la contabilidad, la cual va muy unida a los impuestos y es, además de importante, en muchos casos obligatoria para empresarios y autónomos.
En el caso de los gastos deducibles, dentro de la contabilidad deberán aparecer detallados. A su vez, tendrán que respetar los parámetros que indica la legislación vigente. Si no es así y no aparece adecuadamente en los libros contables de la actividad profesional, la deducibilidad de los gastos quedará automáticamente descartada para Hacienda.
En sentido contrario a lo que se ha expuesto hasta el momento, puede resultar evidente que nunca serán desgravables los gastos del empresario o profesional que no estén vinculados al desarrollo de su actividad.
Sin embargo, la relación entre deducibilidad de gastos e IVA no siempre está tan clara. Por ello es recomendable contar con expertos que conozcan perfectamente la normativa y que no se dejen ningún gasto que finalmente resulte deducible fuera de la declaración de IVA, que se presenta con el modelo 303. Así, el IVA soportado deducible, no incluye:
La deducibilidad del IVA, además de contar con los requisitos anteriormente mencionados, tiene otro de carácter temporal, que es que no hayan transcurrido más de cuatro años desde la emisión de la factura. Por tanto, todos aquellos gastos que se encuentren fuera de este ámbito temporal no serán nunca deducibles de acuerdo con la normativa, igual que los que no cumplan los aspectos formales necesarios a efectos de IVA.
Por otro lado, la normativa es muy estricta con la deducibilidad de ciertos tipos de gastos. Es lo que ocurre, por ejemplo, con los que están relacionados con bebidas o con tabaco, los cuales no serán tampoco deducibles bajo ningún concepto. Tampoco se podrán desgravar los bienes o servicios destinados a atenciones de terceros o cliente, ya que la ley lo considera una entrega de bienes asimilada al autoconsumo, que no es deducible.
Del mismo modo, no se podrán desgravar aquellos gastos destinados a clientes o a terceros relacionados con servicios recreativos, como espectáculos. Por ejemplo, el caso de una empresa que invita a un cliente a una función de teatro como premio por su fidelidad.
Por último, no serán nunca deducibles los gastos concurridos en relación con piedras preciosas, objetos que contengan platino u oro, y alhajas en general. Este tipo de bienes suele contar con regulaciones especiales a efectos, prácticamente, de todos los impuestos.
En definitiva, el IVA soportado deducible debe incluirse en la declaración trimestral siempre y cuando cumpla con los requisitos formales y temporales que impone la normativa. Si bien hay excepciones a la deducibilidad de los gastos, es recomendable contar con expertos en impuestos que conozcan sus matices y puedan desgravar lo máximo posible en los modelos cumplimentados cada trimestre de acuerdo a la ley.
