Qué es BPM: características y aplicación en los procesos empresariales

BPM, o Business Process Management, es una metodología que busca optimizar los procesos empresariales para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la agilidad en la toma de decisiones. A través de la automatización y la mejora continua, BPM permite a las organizaciones identificar y eliminar ineficiencias, así como adaptarse rápidamente a cambios del entorno. Contar con unos procesos claros y bien definidos será fundamental para que las empresas se distingan de sus competidores a largo plazo. Pero, ¿qué es BPM exactamente y cómo se aplica en los procesos empresariales? En este artículo, exploramos su definición, sus principales beneficios y cómo esta herramienta es clave para alcanzar una mayor competitividad en el mercado actual.

¿Qué es un BPM?

Business Process Management (BPM) es una disciplina con un enfoque sistemático que se centra en la gestión de los procesos de negocio de una organización para hacerlos más eficientes y efectivos. Desde un enfoque práctico, BPM ayuda con la tecnología para mejorar la visibilidad de los procesos, facilitando el control y una mejor comprensión de los mismos. A través de esta metodología, las empresas pueden identificar, modelar, automatizar y optimizar sus procesos de forma continua, lo que les permite adaptarse rápidamente a cambios en el entorno competitivo y mejorar su rendimiento global.

¿Qué aplicaciones tiene en la empresa?

Estas son algunas de las aplicaciones más importantes BPM:

1. Integración de aplicaciones de base de datos: permite el intercambio de información entre diversas bases de datos de la empresa, unificando la información en una única fuente.
2. Servicios web: facilita el acceso a datos desde bases de datos, sistemas de archivos y correo electrónico, además de integrar otras herramientas a través de conectores de servicios web sin necesidad de programación.
3. Servidores de correo electrónico: procesa automáticamente correos electrónicos, extrayendo contenido para rellenar formularios, interactuar con aplicaciones o extraer información relevante.
4. Integración de aplicaciones de flujo de trabajo: conecta eventos de redes sociales (como likes en Facebook, retweets en Twitter o publicaciones en LinkedIn) con flujos de trabajo automatizados que permiten desencadenar acciones específicas según la configuración de la empresa.
5. Automatización de tareas repetitivas: BPM permite automatizar la ejecución de los procesos repetitivos, como la generación de informes, aprobaciones internas o la gestión de facturas, liberando tiempo para que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor.
6. Gestión de cumplimiento normativo: ayuda a las empresas a mantenerse al día con regulaciones específicas, permitiendo la creación de flujos de trabajo que garanticen que los procesos cumplan con los requisitos legales y de auditoría.
7. Mejora de la experiencia del cliente: una herramienta BPM facilita la optimización de procesos relacionados con la atención al cliente, como la gestión de quejas o solicitudes, mejorando la rapidez y efectividad de las respuestas.
8. Monitorización y análisis en tiempo real: proporciona herramientas para monitorizar los procesos en tiempo real, identificar cuellos de botella y analizar el rendimiento de los mismos para tomar decisiones basadas en datos.
9. Integración con herramientas de análisis de datos: permite el análisis avanzado de datos relacionados con los procesos empresariales, ofreciendo insights valiosos que pueden mejorar la toma de decisiones estratégicas.
10. Gestión de la cadena de suministro: mejora la coordinación entre proveedores, inventarios y producción, optimizando los tiempos de entrega, lo que al mismo tiempo se traduce en una reducción de costos y también un aumento de la satisfacción del cliente.
11. Gestión de la innovación: facilita la implementación de nuevos procesos o productos al permitir la modelación y prueba de diferentes escenarios sin interrumpir los procesos actuales.

BPM es la disciplina que se centra en la gestión de procesos de negocio, aumentando su visibilidad para garantizar el control y mejorar la comprensión sobre los mismos

Características que todo BPM debe tener para ser exitoso 

La gestión por procesos es un elemento clave para garantizar que los flujos de trabajo de las organizaciones se realicen de la forma más eficiente posible. Por ello, es importante que el BPM de una empresa cuente con las siguientes características.

1. Posibilidad de integración con proyectos
   Un BPM debe permitir compartir información y recursos entre diferentes equipos, mejorando la eficiencia en la gestión del tiempo. Al lograr esta integración, se convierte en una herramienta mucho más versátil y poderosa para gestionar proyectos de manera efectiva.
2. Funciones colaborativas
   Es esencial que el BPM proporcione herramientas de colaboración para que los empleados trabajen de manera conjunta. Foros de discusión, paneles de tareas y espacios para compartir documentos son ejemplos de funcionalidades colaborativas que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo.
3. Gestión del flujo de trabajo
   El BPM debe definir claramente las tareas y los roles de las personas involucradas. Automatiza las tareas repetitivas y recopila datos de desempeño, lo que permite evaluar y mejorar continuamente los procesos, optimizando la productividad y reduciendo los costos.
4. Adaptabilidad para sistemas en la nube
   Con el creciente proceso de digitalización, las plataformas BPM deben ser capaces de funcionar en la nube. Las plataformas low-code permiten crear aplicaciones empresariales de forma rápida y eficiente, con mínima programación, facilitando la integración con otras aplicaciones y aumentando la velocidad de implementación.
5. Monitorización de KPIs en tiempo real
   El BPM debe permitir la monitorización de los KPIs en tiempo real, facilitando la toma de decisiones rápidas y eficaces. Esta funcionalidad asegura que las acciones respondan a las necesidades inmediatas del mercado, mejorando la agilidad empresarial.
6. Seguridad
   La seguridad es un pilar fundamental en cualquier BPM, ya que proteger los datos y prevenir ciberataques es crucial para mantener la continuidad del negocio y evitar pérdidas o daños reputacionales.

1. Escalabilidad
   Un buen BPM debe poder adaptarse al crecimiento de la empresa. Esto significa que la plataforma debe ser capaz de manejar un mayor volumen de datos, procesos y usuarios sin comprometer el rendimiento o la eficiencia del sistema.
2. Automatización de procesos complejos
   Además de automatizar tareas repetitivas, un BPM debe permitir la automatización de procesos más complejos que involucren múltiples pasos y actores dentro de la empresa, asegurando una mayor coherencia y control en la ejecución de estos flujos de trabajo.
3. Interfaz intuitiva y fácil de usar
   Es fundamental que el sistema BPM tenga una interfaz que sea amigable y fácil de usar para los empleados de todos los niveles. La accesibilidad es clave para asegurar que todos los involucrados puedan utilizar el sistema sin dificultades técnicas.
4. Capacidad de personalización
   Cada empresa tiene necesidades únicas, por lo que un BPM exitoso debe permitir personalizar los flujos de trabajo y adaptarse a las particularidades de cada negocio. Esto incluye la configuración de permisos, el diseño de procesos específicos y la integración de reglas de negocio personalizadas.
5. Compatibilidad multiplataforma
   Dado que los equipos suelen utilizar dispositivos y sistemas operativos diversos, un BPM debe ser compatible con múltiples plataformas, incluyendo versiones móviles, para permitir el acceso y la gestión de los procesos en cualquier momento y lugar.
6. Análisis predictivo
   Un BPM avanzado debería incorporar herramientas de análisis predictivo que permitan a las empresas prever posibles problemas o cuellos de botella en los procesos antes de que ocurran, ayudando a anticipar soluciones y mejorar la eficiencia operativa.
7. Integración con inteligencia artificial
   Algunas plataformas BPM incluyen inteligencia artificial para la toma de decisiones automática o para la recomendación de mejoras en los procesos, optimizando aún más la eficiencia y adaptabilidad del sistema.
8. Soporte para la gestión del cambio
   Un BPM exitoso debe ser capaz de gestionar el cambio dentro de la organización, asegurando que los nuevos procesos se adopten de manera efectiva por parte de los empleados y que cualquier resistencia al cambio sea abordada adecuadamente.
9. Documentación automática de procesos
   El BPM debe tener la capacidad de generar automáticamente la documentación de los procesos en curso, creando registros históricos que permitan auditar y mejorar continuamente las prácticas empresariales.
10. Sistemas de alertas y notificaciones
    Para asegurar que los procesos sigan su curso sin interrupciones, un BPM debe contar con sistemas de alertas y notificaciones automáticas que informen a los responsables cuando ocurren retrasos, errores o cuando es necesaria la intervención humana.

En conclusión, implementar un sistema de Business Process Management (BPM) es una estrategia clave para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia operativa y optimizar sus procesos. Al integrar herramientas colaborativas, automatización de flujos de trabajo, análisis en tiempo real y escalabilidad, un BPM permite a las organizaciones adaptarse a las demandas del mercado con mayor agilidad. Además, contar con una plataforma segura y flexible facilita la toma de decisiones informadas, la gestión del cambio y la mejora continua. En definitiva, un BPM adecuado no solo impulsa la productividad, sino que también contribuye al crecimiento sostenible y la competitividad empresarial.