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Digitalización de empresas: por dónde empezar para culminar con éxito

En un contexto dominado por la tecnología y la automatización, la proactividad y la resiliencia se han convertido en dos propiedades ineludibles para subsistir. Del mismo modo, la digitalización en las empresas ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación.

Y más ahora cuando, como afirma Javier Gómez, Director Gerente de Metaposta, nos hemos visto obligados a prescindir de la presencialidad, y muchos proyectos de digitalización se han acelerado, ayudando a dar un último empujón a empresas que ya habían comenzado a recorrer este camino: «muchos de nuestros clientes han podido adaptarse en muy poco tiempo a esta situación de movilidad restringida con los servicios ofrecidos desde la compañía de entrega fehaciente, firma digital y custodia legal de documentación laboral».

Digitalización de empresas: ¿en qué consiste realmente?

Se podría definir como ese proceso de cambio ineludible que deben abordar todas las empresas para sobrevivir en este nuevo entorno. Una transformación que precisa de un plan estratégico reformador y cuyo eje central debe ser la tecnología pero, sobre todo, los trabajadores.

Pero la pandemia ha tenido (y seguirá teniendo en los próximos meses) un impacto significativo en nuestra forma de trabajar y de comunicarnos. Por este motivo, según señala Gómez, «las empresas están comenzando a adoptar soluciones que les permita la gestión ‘en remoto’ en todo lo referido a los procedimientos de RRHH y del Departamento de Administración. De hecho, en Metaposta, alineados con el firme compromiso que tenemos con nuestros clientes, hemos acompañado a numerosas organizaciones a emprender este camino ofreciéndoles un canal digital de comunicación y firma seguro; más eficiente, incluso, que las soluciones presenciales».

Las compañías deben emprender este proceso de reforma que impactará en tres ejes principales:

1. Customer Journey

  • Entender mejor el ciclo de vida del cliente: su segmentación, su comportamiento, sus gustos, sus necesidades, etc.
  • Definir e implantar un espacio único de interacción con el cliente para generar nuevos ingresos, captarlo o fidelizarlo.

2. Los procesos operativos

  • Deben de perfeccionarse: reducir el tiempo que transcurre desde que el cliente solicita el servicio o producto hasta que lo recibe.
  • Desarrollar e incrementar habilidades y lograr el compromiso por parte de los equipos, en pro de alcanzar la eficiencia, optimización y satisfacción plena por parte del costumer.
  • La digitalización de los procedimientos en las organizaciones es un proceso de ‘no retorno’. «Las ventajas son numerosas, tanto para la empresa como para los trabajadores. Así, quien decide adentrarse en la digitalización de sus procesos administrativos y de RRHH no se queda en lo más ‘simple’, sino que busca la forma de llegar, cuanto antes, a la ‘oficina sin papeles'», recalca el Director Gerente de Metaposta.

3. Los modelos de negocio

  • Deben orientarse a globalizarse, integrarse y adaptar sus productos y servicios físicos al entorno digital.
  • Incrementar la capacidad analítica para disponer de la información en tiempo real.

Por tanto, digitalizar es el reto al que se enfrentan las organizaciones por una causa exógena: el cliente. Este ha cambiado su nivel de exigencia y las empresas deben seguir siendo capaces de ofrecerles la mejor experiencia, en el momento preciso y a través del canal más adecuado.

El cliente ha cambiado su nivel de exigencia y las empresas deben seguir siendo capaces de ofrecerles la mejor experiencia, en el momento preciso y a través del canal más adecuado

¿Qué necesitas para empezar a digitalizar tu empresa?

La hoja de ruta de este proceso de adaptación comporta 6 pasos principales:

1. Analizar la situación

  • Es necesario entender en qué lugar se encuentra una organización para poder decidir a dónde quiere llegar.
  • Se trata de estudiar sus fortalezas y debilidades. Deducir qué está haciendo mal o qué está haciendo bien y una vez lo tenga claro, es el momento de establecer unos objetivos reales.
  • Estudiar los procesos, métodos y acciones actuales con detenimiento.
  • Toca detenerse en el capital humano puesto que sobre él recae el peso de la empresa.
  • Entender al cliente
  • Cualquier empresa que pretenda digitalizarse debe empezar por entender a su cliente.
  • Se debe situar el foco de atención en el cliente porque él es la razón de llevar a cabo la mejora.
  • Cuál es la necesidad que está satisfaciendo.
  • Qué es lo que más le gusta o detesta.
  • Qué busca o solicita.

3. Qué relación tiene el cliente con la tecnología

  • Hay que conocer la necesidad del cliente y su relación con la tecnología para implementar los cambios que realmente vayan a ser útiles u oportunos.

4. Trazar un plan de actuación

  • Una vez establecido los objetivos y comprendido al cliente es el momento de establecer hacia dónde se quiere dirigir; qué rumbo se quiere tomar.
  • Es necesario determinar y concretar la línea de actuación.
  • Comprometerse a partir desde cero para progresar paso a paso (con esfuerzo y constancia) hasta alcanzar la meta final.

5. Constituir los equipos

  • Partiendo de la idea que el espíritu de equipo es vital para completar satisfactoriamente el proceso, es esencial establecer un equipo, decir quién está capacitado para acometer o liderar la fase.
  • Es necesario que la empresa cuente con personal cualificado en este ámbito para poder alcanzar el éxito.
  • En el caso de no contar con los perfiles idóneos la compañía tendrá que recurrir a agentes externos.

6. Implementar las medidas necesarias

  • Una vez que la empresa se ha contextualizado y ha establecido los parámetros a seguir es el momento de recurrir a las tecnologías adecuadas y/o necesarias.
  • Hay que hacerlo con cautela y teniendo en cuenta que el proceso puede extenderse en el tiempo.
  • Es vital no solo hacerlo, sino saber cómo hacerlo.
  • En este punto, cada componente de la empresa debe formarse en torno a la tecnología que vaya a entrar en juego. Es absurdo digitalizarse sin dominar la tecnología en sí.

Digitalizacion empresas

¿Cómo calcular los costes de la digitalización empresarial vs los beneficios que te dará?

Digitalizar no consiste en dar a cada empleado una tablet y conexión a Internet. Digitalizar es invertir en hardware y software y requiere una fuerte inversión en formación al personal.

Además, la realidad nos dice que el principal obstáculo al que acabará enfrentándose cualquier organización es la no inversión y negación del sistema actual.

5 motivos para invertir en tecnología

1. La digitalización y el ROI

Invertir en tecnología siempre supone un retorno de la inversión.

Digitalizar implica una mayor eficiencia, un perfeccionamiento de los procesos y menos gastos operativos.

Además, mejora la calidad de vida de los empleados.

2. Lo digital aumenta el rendimiento

Los nuevos modelos de negocio están basados en la especialización. De ahí la importancia a invertir en formación y aprendizaje.

Este progreso se traduce en que cada trabajador dé lo mejor de sí mismo y, por ende en aumento de la productividad.

3. Mejora cada proceso

La implementación tecnológica incrementa la eficiencia, favorece el servicio de atención al cliente y consolida la imagen de marca.

4. Favorece la diferenciación

Implementar mejoras tecnológicas implica mejorar la cadena de producción y, por tanto, ofrecer mejores productos y servicios en mejores condiciones.

En definitiva. es la mejor forma de despuntar en un mercado cada vez más competitivo.

5. No es cuestión de tamaño

Muchos todavía piensan que esto es solo para las grandes marcas. Nada mas lejos de la realidad.

Esta transformación es ocasión perfecta para que las PYME tengan su gran oportunidad para acometer su transmutación y ampliar su punto de mira. Y así, crecer.

¿Cuándo se termina la digitalización de las empresas?

Sinceramente nunca. La tecnología seguirá perfeccionándose, las exigencias del mercado irán a más y las empresas deberán seguir siendo resilientes para adaptarse al entorno y a sus particularidades.

Este proceso de adaptación se debe impulsar desde las organizaciones de arriba a abajo. Además, es muy importante concebir este proceso como un bien necesario y una oportunidad para crecer, mejorar la competitividad e innovar. Y para ello es vital la anticipación, el aprendizaje y la capacidad de ejecutar las acciones de manera ágil.

Sin duda, la situación que estamos viviendo ha marcado un antes y un después en el ámbito de la digitalización, y las compañías han tenido que demostrar su enorme capacidad de adaptación. Pero como suele decirse, de todas las crisis nace una oportunidad, y como afirma Javier Gómez, «en estos momentos esa oportunidad es la de reforzar los procesos de digitalización que ya están iniciados, darles prioridad dentro de la empresa y anticiparse a las nuevas situaciones que nos pueda deparar el futuro».

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